10 Cách Giúp Hoạt Động Nhóm Hiệu Quả Hơn

Lãnh đạo một nhóm dù gồm 10 hay 100 thành viên không bao giờ là điều dễ dàng. Khi chúng ta nhóm những người có những suy nghĩ và cá tính khác nhau có thể dẫn đến xung đột, hiểu lầm và có thể ảnh hưởng đến năng suất tại nơi làm việc. Điều này xảy ra nhiều đến mức nó có thể khiến bạn bối rối và không biết cách để giải quyết. Tuy nhiên, nếu xử lý một cách khéo léo, bạn có thể khiến nhóm của mình hoàn thành các mục tiêu chuyên môn lớn. Đưa họ vào chung một nhóm để kết hợp làm việc với nhau đã là khó, nhưng khiến họ đồng tâm để đạt được một mục tiêu chung là một sự nỗ lực không hề nhỏ.

Giờ đây, bất kể nhóm của bạn dù trong tình huống nào, luôn có một số cách mà bạn có thể kết hợp để tăng năng suất tại nơi làm việc lên một cấp độ hoàn toàn mới.

Trước đó, chúng ta hãy tìm hiểu sâu về điều sẽ thực sự hữu dụng đối với chúng ta.  Để hiểu rõ hơn về năng suất và hiệu quả, chúng ta sẽ cần hiểu rõ hơn về các định nghĩa dưới đây.

Hiệu quả biểu thị một mức hiệu suất mô tả một quá trình sử dụng lượng đầu vào thấp nhất để tạo ra lượng đầu ra lớn nhất.

Mặt khác, năng suất là thước đo trung bình của hiệu quả trong sản xuất. Nó có thể được biểu thị bằng tỷ lệ giữa đầu ra và đầu vào được sử dụng trong quá trình sản xuất.

Bây giờ, không cần phải bàn cãi gì nhiều, chúng ta hãy thảo luận về các cách khác nhau mà các sếp có thể cải thiện năng suất và hiệu quả của nhóm.

Dưới đây là 10 cách để nhóm của bạn hoạt động hiệu quả hơn:

1. Cấp quyền sở hữu cho các thành viên trong nhóm của bạn

Những nhà lãnh đạo giỏi nhất trong doanh nghiệp hiểu rõ sức mạnh của quyền sở hữu. Trao quyền sở hữu cho các thành viên trong nhóm không có ý nghĩa gì khác ngoài việc để họ tự quyết định và khiến họ có trách nhiệm với công việc của mình.

Khi bạn yêu cầu một thành viên trong nhóm phải chịu trách nhiệm về công việc của mình, điều này tạo ra cho anh ta tinh thần trách nhiệm về công việc của mình. Anh ấy bắt đầu nhìn nhận công việc của mình khác đi theo cách mà các quyết định của anh ấy có thể tác động đến hiệu suất của toàn đội.

Giờ đây, việc trao quyền sở hữu có thể có nhiều hình thức khác nhau như lãnh đạo một dự án, xử lý trách nhiệm của một nhiệm vụ. Điều đó cho thấy rằng bạn đã tin tưởng giao cho anh ấy và khả năng của anh ấy để giải quyết một công việc cụ thể. Và khi bạn làm điều này, bạn nhận ra rằng không có gì mạnh mẽ hơn việc xây dựng lòng tự trọng của thành viên đó trong tổ chức của bạn.

2. Đặt kỳ vọng trong giao tiếp  

Giao tiếp là một trong những yếu tố quan trọng đóng góp phần lớn vào năng suất làm việc của nhóm. Nếu không có giao tiếp hiệu quả, doanh nghiệp sẽ thất bại. Bởi vì trong trường hợp không có thông tin để kết nối, thông tin nhận được sẽ sai lệch và điều này gây ra rất nhiều trở ngại.

Rất nhiều doanh nghiệp thành công phát triển mạnh nhờ cách giao tiếp hiệu quả. Bây giờ, nhiệm vụ của một người quản lý dự án là đảm bảo sự giao tiếp hiệu quả chiếm ưu thế trong một nhóm. Giao tiếp đóng một vai trò lớn trong việc giúp các thành viên trong nhóm hiểu được trách nhiệm công việc của họ. Và, nếu có bất kỳ khoảng cách giao tiếp nào, nó có thể dẫn đến nhiều sự nhầm lẫn trong nhóm, điều này chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến năng suất chung của cả nhóm. Cho dù bạn cần giới thiệu nhân viên mới, đào tạo nhân viên hay có một nơi lưu trữ thông tin quan trọng, hãy cân nhắc tạo một khóa học trực tuyến để giúp mọi người phù hợp với nhau. Thinkific là một nền tảng khóa học trực tuyến, nơi bạn có thể tùy chỉnh khóa học của mình để phù hợp với nhu cầu kinh doanh và nhóm của bạn.

3. Biết điểm mạnh và điểm yếu của các thành viên trong nhóm của bạn

Mỗi con người đều có một số tài năng và năng khiếu tiềm ẩn có thể được sử dụng tốt. Do đó, nhiệm vụ của một người quản lý hoặc một trưởng nhóm là phải phát hiện ra những tài năng đó và ghi nhớ họ trong khi phân bổ nhiệm vụ cho họ. Biết bộ kỹ năng của họ là xương sống để tạo ra một nhóm làm việc hiệu quả.

Ví dụ: nếu ai đó trong nhóm thích sáng tạo và là người hướng ngoại, bạn có thể yêu cầu họ trình bày những ý tưởng sáng tạo trước các khách hàng. Vậy nên rất quan trọng cần phải biết được thực tế là các thành viên trong nhóm đang sử dụng tốt nhất kiến ​​thức, chuyên môn và tài năng của họ để họ luôn mong muốn được đóng góp trong công việc.

Khiến họ sử dụng thế mạnh của mình sẽ góp phần làm cho công việc của bạn trở nên tốt hơn và hiệu quả hơn trước.

4. Kết hợp một số bài tập xây dựng nhóm

Năng suất của nhóm phụ thuộc rất nhiều vào tình bạn thân thiết giữa các thành viên trong nhóm. Nếu các thành viên trong nhóm hòa hợp với nhau, nhận thức được điểm mạnh và điểm yếu, nơi làm việc sẽ tự động trở thành một nơi hạnh phúc hơn. Nếu các thành viên trong nhóm cảm thấy hài lòng từ chính bản thân họ, năng suất và hiệu quả của nhóm sẽ tự động tăng lên.

Khi những người khác nhau làm việc trong một nhóm, có khả năng không phải ai cũng thích nhau. Để đánh bại hiềm khích giữa các thành viên trong nhóm, bạn có thể kết hợp một số bài tập xây dựng nhóm. Nó không chỉ giúp tăng thêm một số yếu tố vui nhộn mà còn xóa tan mọi mối hận thù hoặc thông tin sai trái giữa các thành viên trong nhóm.

5. Sử dụng phần mềm quản lý dự án

Ngày nay, không ai có thể phủ nhận vai trò của phần mềm quản lý dự án trực tuyến trong việc thúc đẩy làm việc nhóm và năng suất. Có công cụ quản lý dự án phù hợp bên cạnh bạn có thể giúp quản lý công việc hiệu quả và tăng cường hợp tác giữa các thành viên trong nhóm.

Ví dụ: ProofHub là một trong những phần mềm quản lý dự án trực tuyến, tập hợp các thành viên trong nhóm, các dự án và khách hàng của bạn tại một nơi. Với các tính năng như thảo luận và trò chuyện nhóm, bạn có thể đưa năng suất làm việc nhóm của mình lên một cấp độ hoàn toàn mới.

6. Môi trường làm việc tốt

Môi trường làm việc và cơ sở hạ tầng là những yếu tố đóng góp thiết yếu trong việc nâng cao hiệu quả và năng suất của nhóm. Theo một nghiên cứu gần đây, môi trường vật chất ảnh hưởng rất nhiều đến cách nhân viên cảm thấy, suy nghĩ và thực hiện tại nơi làm việc.

Do đó, nhiều tổ chức đang chú ý trong khi thiết kế nội thất văn phòng của họ. Chúng đảm bảo kết hợp hệ thống ánh sáng rực rỡ, cách bố trí đồ nội thất tiện nghi và không gian thiên nhiên với sự hỗ trợ của cây cỏ và hoa lá. Bên cạnh bối cảnh vật chất, môi trường trong khuôn viên văn phòng cũng ảnh hưởng đến năng suất của nhóm. Việc những người đứng đầu lãnh đạo và các nhà quản lý luôn thể hiện cái tôi và lạm dụng quyền lực và gây áp lực đến nhân viên sẽ giảm năng suất và hiệu quả chung trong một tổ chức.

7. Cung cấp cho họ những ưu đãi

Nhân viên làm việc hiệu quả nhất khi họ được cho một lý do để làm như vậy – có thể là do lương cao. Họ muốn những nỗ lực của mình được đánh giá cao và thích có nhiều hơn một chút “vỗ lưng ảo” từ sếp của họ. Đó là lý do tại sao nhiều nhà tuyển dụng chọn triển khai các chương trình khuyến khích để giữ cho nhân viên của họ có động lực.

Theo một nghiên cứu gần đây, 85% nhân viên cảm thấy có động lực hơn để làm hết sức mình khi được khuyến khích. Những ưu đãi này có thể ở dạng tiền mặt, phiếu thưởng miễn phí, kỳ nghỉ có trả lương, thời gian nghỉ thêm, ăn trưa. Các nhà quản lý, tôi hy vọng bạn sẽ ghi chú lại 😉

8. Hãy để các thành viên trong nhóm làm việc độc lập

Mọi nhân viên hoặc thành viên trong nhóm làm việc hiệu quả nhất khi họ được tạo một môi trường mà họ được phép làm những việc theo ‘cách của họ’. Hầu hết nhân viên có xu hướng mất hứng thú ngay khi họ bị sếp hoặc người quản lý thiếu tầm nhìn

Một trong nhiều cách có thể giúp bạn khắc phục điều này là tạo một đội “kickass”. Xác định trách nhiệm công việc của họ và kỳ vọng của bạn đối với họ một cách rõ ràng. Bây giờ, hãy tránh xa họ và để họ tự làm việc. Đồng thời, hãy tỏ ra dễ gần để nếu ai đó trong nhóm của bạn có câu hỏi, họ không cần phải suy nghĩ kỹ để làm rõ những nghi ngờ của mình. Luôn tin tưởng đội của bạn với sự tự tin tối đa. Điều này càng củng cố thêm niềm tin vào bản thân của họ, giúp họ thực hiện với khả năng tốt nhất của mình.

9. Khen ngợi một công việc được hoàn thành tốt

Đối với những nhân viên khác nhau, những thứ khác nhau có tác dụng thúc đẩy năng suất và hiệu quả của họ trong công việc. Nhưng đa phần, đó thực ra là điều đơn giản, như được ghi nhận cho những nỗ lực của họ. Bạn biết không điều gì có thể làm tăng năng suất, nếu một nhân viên cảm thấy rằng sự đóng góp của họ không được đánh giá đúng mức. Trong khi đánh giá cao họ trước toàn đội có thể làm nên điều kỳ diệu. Hành động đánh giá công khai này thay vì một lời chúc mừng ảo này truyền cảm hứng cho những người khác trong nhóm cũng như cố gắng hết sức của họ. Điều này thúc đẩy văn hóa làm việc lành mạnh trong một tổ chức sẽ là một bổ sung trong việc thúc đẩy năng suất của nhóm.

10. Đưa ra phản hồi cho nhau

Cuối cùng nhưng quan trọng nhất trong danh sách là giới thiệu quy trình phản hồi trong nhóm. Không có hy vọng thúc đẩy hiệu quả của nhân viên nếu ngay từ đầu họ không biết rằng họ đang làm việc kém hiệu quả. Đây là lý do tại sao đánh giá hiệu suất và phản hồi mang tính xây dựng là điều cần thiết trong việc thúc đẩy năng suất của nhóm. Tìm hiểu về các khía cạnh trong cơ hội sẽ thúc đẩy các thành viên trong nhóm thực hiện một số thay đổi trong phong cách làm việc của họ.

Khi bạn hoàn thành việc cung cấp phản hồi cho họ, hãy hỏi họ xem bạn có thể làm gì để giúp họ cải thiện. Có thể họ muốn được hướng dẫn thêm về một số công việc nhất định hoặc muốn có thêm một chút không gian cho sự tự do sáng tạo.

Điều này khuyến khích văn hóa đối thoại cởi mở sẽ giúp cho việc hợp tác trong tương lai trở nên dễ dàng hơn trước đây.

Năng suất của nhóm tương tự như khi nướng một chiếc bánh ở đó các nguyên liệu phù hợp (các thành viên trong nhóm) cần được tập hợp và đặt lại với nhau. Việc trao quyền cho các nhóm của bạn hoạt động hiệu quả nhất đòi hỏi một hỗn hợp bột trộn đều từ các thành phần khác nhau.

Kết

Nhìn chung, không có cách nào duy nhất để nhóm của bạn hoạt động hiệu quả hơn; chỉ có thể bằng những cách nhỏ và liên tục, bạn có thể đặt nền tảng cho môi trường hiệu quả. Bằng cách cung cấp cho nhân viên sự hỗ trợ, phản hồi và khuyến khích liên tục, bạn sẽ thấy sự gia tăng đáng kể trong đồng hồ đo năng suất. Các cách được thảo luận ở trên đã giúp chúng tôi biến ProofHub trở thành một nơi làm việc vui vẻ, hợp tác và hiệu quả.

Chúng tôi hy vọng bạn thích đọc bài viết này để giúp các nhóm của bạn hoạt động hiệu quả và năng suất hơn. Chúng tôi rất muốn biết các phương pháp hoặc kỹ thuật khác nhau mà các bạn sử dụng để tăng năng suất cho các nhóm của mình.

  • Tác giả: Vartika Kashyap
  • Đọc đầy đủ bài viết gốc tại link: https://www.proofhub.com/articles/how-to-improve-team-productivity
  • Dịch giả: Nguyễn Bảo Huy 
  • Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là: “Dịch giả Nguyễn Bảo Huy – Nguồn: iCourse Vietnam”

Shortlink: https://icoursevietnam.com?p=797

NHỮNG BÀI VIẾT KHÁC

Khóa Học Miễn Phí Tổng Quan Về Phương Pháp Agile
July 13, 2024

Khóa Học Miễn Phí Tổng Quan Về Phương Pháp Agile

Trong thế giới quản lý vòng đời phát triển phần mềm, các nhà quản lý dự án Agile và scrum master đang có nhu cầu cao. Hãy tham gia khóa học này để có được cái nhìn tổng quan về các Nguyên tắc Agile và nền tảng cho quản lý dự án Agile. Khóa học […]

Khóa Học Miễn Phí Về 7 Bước Để Tăng Sức Ảnh Hưởng Của Bạn
July 13, 2024

Khóa Học Miễn Phí Về 7 Bước Để Tăng Sức Ảnh Hưởng Của Bạn

Khóa học này sẽ giúp bạn tìm hiểu khoa học về sự thu hút. Giúp bạn tăng sự tác động, tầm ảnh hưởng và thu nhập của bạn với 7 bước dựa trên cơ sở khoa học. 📌THÔNG TIN CHUNG Đối tượng: Tất cả mọi người. Hình thức: Online. Nền tảng: Udemy. Ngôn ngữ: Tiếng […]

Quản Lý Xung Đột – Kỹ Năng Không Thể Thiếu Của Một Nhà Lãnh Đạo Tài Giỏi
July 12, 2024

Quản Lý Xung Đột – Kỹ Năng Không Thể Thiếu Của Một Nhà Lãnh Đạo Tài Giỏi

Xung đột là phần tự nhiên tất yếu của bất kỳ nơi làm việc nào, đặc biệt là ở những nơi có nhiều cá nhân với những trách nhiệm và cá tính khác nhau cùng làm việc. Điều quan trọng là phải quản lý xung đột để nơi làm việc có thể tiếp tục là […]

Khóa Học Miễn Phí Về TypeScript Có Chứng Nhận Của LinkedIn
July 12, 2024

Khóa Học Miễn Phí Về TypeScript Có Chứng Nhận Của LinkedIn

TypeScript cho phép bạn viết JavaScript theo cùng cách bạn vẫn thường làm. Đó là vì TypeScript biên dịch thành JavaScript thuần túy và hoạt động với mọi trình duyệt, mọi máy chủ và mọi hệ điều hành. Nó bổ sung nhiều công cụ và cú pháp hữu ích vào một ngôn ngữ đã trưởng […]

Khóa Học Tiếp Thị Liên Kết Miễn Phí Dành Cho Người Mới Bắt Đầu
July 11, 2024

Khóa Học Tiếp Thị Liên Kết Miễn Phí Dành Cho Người Mới Bắt Đầu

Nhà tiếp thị liên kết Tyler Stokes chia sẻ kế hoạch từng bước của mình dành cho những người mới bắt đầu muốn kiếm thu nhập toàn thời gian từ tiếp thị liên kết. Khóa học tiếp thị liên kết miễn phí này sẽ hướng dẫn bạn cách bắt đầu tiếp thị liên kết, nếu bạn là […]

Khóa Học Trực Tuyến Miễn Phí Của UNICEF Năm 2024
July 10, 2024

Khóa Học Trực Tuyến Miễn Phí Của UNICEF Năm 2024

Quỹ Nhi đồng Liên hợp quốc- UNICEF là một cơ quan của Liên hợp quốc chịu trách nhiệm về công tác nhân đạo và phát triển cho trẻ em trên toàn thế giới. Các khóa học của UNICEF bao gồm các chủ đề liên quan đến công tác nhân đạo và công tác phát triển […]

Khoá Học Cách Sử Dụng Premiere Pro CC – Dành Cho Người Mới Bắt Đầu
July 9, 2024

Khoá Học Cách Sử Dụng Premiere Pro CC – Dành Cho Người Mới Bắt Đầu

Khóa học này được thiết kế để dạy bạn những điều cơ bản về Premiere Pro một cách nhanh chóng và dễ dàng. Đến cuối khóa học này, bạn sẽ có thể tự mình tạo ra toàn bộ video. Không có điều kiện tiên quyết nào cho khóa học này. Chỉ cần bạn có máy tính […]

Khóa Học Miễn Phí Về Bảng Chữ Cái Hiragana Trong Tiếng Nhật
July 8, 2024

Khóa Học Miễn Phí Về Bảng Chữ Cái Hiragana Trong Tiếng Nhật

Tiếng Nhật có ba loại chữ viết và “HIRAGANA” là một trong số đó. Nó bao gồm 46 ký tự. Khi học tiếng Nhật, Hiragana là thành phần cơ bản nhất và việc thành thạo Hiragana sẽ giúp bạn có kiến ​​thức sâu hơn về tiếng Nhật. Sau khi hoàn thành việc học hiragana, bạn […]

Khóa Học Miễn Phí Giới Thiệu Về Thống Kê Đến Từ Đại Học Stanford
July 7, 2024

Khóa Học Miễn Phí Giới Thiệu Về Thống Kê Đến Từ Đại Học Stanford

🧩 THÔNG TIN CHUNG Nền tảng: Coursera Hình thức: Online Ngôn ngữ: Tiếng Anh Thời lượng: 14 tiếng (3 tuần với mỗi tuần 4 tiếng) Cấp độ: Beginner Người hướng dẫn: Guenther Walther 🧩 NỘI DUNG KHÓA HỌC Thống kê mô tả Chọn mẫu và Thí nghiệm kiểm soát ngẫu nhiên Xác suất Phân phối […]

Khóa Học Miễn Phí Về Lãnh Đạo Kết Nối Từ Đại Học Yale
July 4, 2024

Khóa Học Miễn Phí Về Lãnh Đạo Kết Nối Từ Đại Học Yale

💻 THÔNG TIN CHUNG: Nền tảng: Coursera Cấp độ: Người mới bắt đầu Thời gian: 17 tiếng Người hướng dẫn: Peter Boyd 💻 LỢI ÍCH KHI THAM GIA KHÓA HỌC: Cải thiện khả năng để đạt được mọi thứ trong cuộc sống Phát triển kỹ năng lãnh đạo của mình Luyện tập và áp dụng những suy […]

Khóa Học Về Chiến Lược Và Kỹ Năng Đàm Phán Từ Đại Học Michigan
July 3, 2024

Khóa Học Về Chiến Lược Và Kỹ Năng Đàm Phán Từ Đại Học Michigan

💻 THÔNG TIN CHUNG: Nền tảng: Coursera Cấp độ: Người mới bắt đầu Thời gian: 17 tiếng 💻 LỢI ÍCH KHI THAM GIA KHÓA HỌC: Hiểu được các chiến lược và kỹ năng cần sử dụng để có một cuộc đàm phán thành công Biết các phân tích để chuẩn bị trước khi đàm phám Các biện […]

Khóa Học Thiết Kế Facebook/Instagram Stories Bằng Canva Miễn Phí
July 3, 2024

Khóa Học Thiết Kế Facebook/Instagram Stories Bằng Canva Miễn Phí

💻 THÔNG TIN CHUNG: Nền tảng: Coursera Cấp độ: Người mới bắt đầu Thời gian: 1.5 giờ 💻 LỢI ÍCH KHI THAM GIA KHÓA HỌC: Biết được cách tạo một Instagram/Facebook Stories bằng các tempates được tạo sẵn từ Canva Biết được cách tạo một Instagram/Facebook Stories bằng Canva từ những ý tưởng sơ bộ […]

Tổng Hợp 5 Khóa Học Marketing Online Miễn Phí-Nhận Chứng Chỉ Sau Khi Học
June 29, 2024

Tổng Hợp 5 Khóa Học Marketing Online Miễn Phí-Nhận Chứng Chỉ Sau Khi Học

Trong thời đại số hóa ngày nay, marketing trực tuyến không chỉ là một phần quan trọng của chiến lược kinh doanh mà còn là kỹ năng không thể thiếu đối với bất kỳ ai muốn thành công trong lĩnh vực kinh doanh. Để giúp bạn nắm bắt cơ hội và làm giàu kiến thức […]

Khóa Học Miễn Phí Giúp Bạn Hiểu Rõ Tâm Lý Thuyết Phục Chỉ Trong Vòng 10 Ngày
June 29, 2024

Khóa Học Miễn Phí Giúp Bạn Hiểu Rõ Tâm Lý Thuyết Phục Chỉ Trong Vòng 10 Ngày

Nếu bạn đang thắc mắc tại sao bạn dễ bị thuyết phục? Hay cách tốt nhất để thuyết phục người khác là gì? Khóa học này này giúp giúp bạn giải đáp những thắc mắc đó thông qua việc khám phá dữ liệu khoa học, thực nghiệm về các quá trình thuyết phục, tìm hiểu […]

The American Center Hanoi Tổ Chức Khóa Học Creative Writing 2024
June 29, 2024

The American Center Hanoi Tổ Chức Khóa Học Creative Writing 2024

Bạn đã bao giờ tự hỏi làm thế nào để khiến bài thuyết trình của mình thật sự nổi bật? Làm sao để những lời nói của bạn không chỉ được lắng nghe mà còn gây ấn tượng mạnh mẽ và sâu sắc? Cho dù đó là bài thuyết trình, sân bán hàng, nội dung […]

L.E.A.F Network Mở Chương Trình Rèn Luyện Thực Tế  Online – Empower Your Interpersonal Skills (EYIS)
June 27, 2024

L.E.A.F Network Mở Chương Trình Rèn Luyện Thực Tế  Online – Empower Your Interpersonal Skills (EYIS)

Hành trình tự khám phá, trải nghiệm để thấu hiểu bản thân thật sự rất gian nan nếu chỉ đi một mình. Nó bắt đầu bằng việc tự bản thân phải tốn nhiều thời gian thực hành, khám phá ra những điểm mạnh/yếu và tự tìm cách vượt qua thử thách bởi những thiếu sót […]