Lãnh đạo một nhóm dù gồm 10 hay 100 thành viên không bao giờ là điều dễ dàng. Khi chúng ta nhóm những người có những suy nghĩ và cá tính khác nhau có thể dẫn đến xung đột, hiểu lầm và có thể ảnh hưởng đến năng suất tại nơi làm việc. Điều này xảy ra nhiều đến mức nó có thể khiến bạn bối rối và không biết cách để giải quyết. Tuy nhiên, nếu xử lý một cách khéo léo, bạn có thể khiến nhóm của mình hoàn thành các mục tiêu chuyên môn lớn. Đưa họ vào chung một nhóm để kết hợp làm việc với nhau đã là khó, nhưng khiến họ đồng tâm để đạt được một mục tiêu chung là một sự nỗ lực không hề nhỏ.

Giờ đây, bất kể nhóm của bạn dù trong tình huống nào, luôn có một số cách mà bạn có thể kết hợp để tăng năng suất tại nơi làm việc lên một cấp độ hoàn toàn mới.

Trước đó, chúng ta hãy tìm hiểu sâu về điều sẽ thực sự hữu dụng đối với chúng ta.  Để hiểu rõ hơn về năng suất và hiệu quả, chúng ta sẽ cần hiểu rõ hơn về các định nghĩa dưới đây.

Hiệu quả biểu thị một mức hiệu suất mô tả một quá trình sử dụng lượng đầu vào thấp nhất để tạo ra lượng đầu ra lớn nhất.

Mặt khác, năng suất là thước đo trung bình của hiệu quả trong sản xuất. Nó có thể được biểu thị bằng tỷ lệ giữa đầu ra và đầu vào được sử dụng trong quá trình sản xuất.

Bây giờ, không cần phải bàn cãi gì nhiều, chúng ta hãy thảo luận về các cách khác nhau mà các sếp có thể cải thiện năng suất và hiệu quả của nhóm.

Dưới đây là 10 cách để nhóm của bạn hoạt động hiệu quả hơn:

1. Cấp quyền sở hữu cho các thành viên trong nhóm của bạn

Những nhà lãnh đạo giỏi nhất trong doanh nghiệp hiểu rõ sức mạnh của quyền sở hữu. Trao quyền sở hữu cho các thành viên trong nhóm không có ý nghĩa gì khác ngoài việc để họ tự quyết định và khiến họ có trách nhiệm với công việc của mình.

Khi bạn yêu cầu một thành viên trong nhóm phải chịu trách nhiệm về công việc của mình, điều này tạo ra cho anh ta tinh thần trách nhiệm về công việc của mình. Anh ấy bắt đầu nhìn nhận công việc của mình khác đi theo cách mà các quyết định của anh ấy có thể tác động đến hiệu suất của toàn đội.

Giờ đây, việc trao quyền sở hữu có thể có nhiều hình thức khác nhau như lãnh đạo một dự án, xử lý trách nhiệm của một nhiệm vụ. Điều đó cho thấy rằng bạn đã tin tưởng giao cho anh ấy và khả năng của anh ấy để giải quyết một công việc cụ thể. Và khi bạn làm điều này, bạn nhận ra rằng không có gì mạnh mẽ hơn việc xây dựng lòng tự trọng của thành viên đó trong tổ chức của bạn.

2. Đặt kỳ vọng trong giao tiếp  

Giao tiếp là một trong những yếu tố quan trọng đóng góp phần lớn vào năng suất làm việc của nhóm. Nếu không có giao tiếp hiệu quả, doanh nghiệp sẽ thất bại. Bởi vì trong trường hợp không có thông tin để kết nối, thông tin nhận được sẽ sai lệch và điều này gây ra rất nhiều trở ngại.

Rất nhiều doanh nghiệp thành công phát triển mạnh nhờ cách giao tiếp hiệu quả. Bây giờ, nhiệm vụ của một người quản lý dự án là đảm bảo sự giao tiếp hiệu quả chiếm ưu thế trong một nhóm. Giao tiếp đóng một vai trò lớn trong việc giúp các thành viên trong nhóm hiểu được trách nhiệm công việc của họ. Và, nếu có bất kỳ khoảng cách giao tiếp nào, nó có thể dẫn đến nhiều sự nhầm lẫn trong nhóm, điều này chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến năng suất chung của cả nhóm. Cho dù bạn cần giới thiệu nhân viên mới, đào tạo nhân viên hay có một nơi lưu trữ thông tin quan trọng, hãy cân nhắc tạo một khóa học trực tuyến để giúp mọi người phù hợp với nhau. Thinkific là một nền tảng khóa học trực tuyến, nơi bạn có thể tùy chỉnh khóa học của mình để phù hợp với nhu cầu kinh doanh và nhóm của bạn.

3. Biết điểm mạnh và điểm yếu của các thành viên trong nhóm của bạn

Mỗi con người đều có một số tài năng và năng khiếu tiềm ẩn có thể được sử dụng tốt. Do đó, nhiệm vụ của một người quản lý hoặc một trưởng nhóm là phải phát hiện ra những tài năng đó và ghi nhớ họ trong khi phân bổ nhiệm vụ cho họ. Biết bộ kỹ năng của họ là xương sống để tạo ra một nhóm làm việc hiệu quả.

Ví dụ: nếu ai đó trong nhóm thích sáng tạo và là người hướng ngoại, bạn có thể yêu cầu họ trình bày những ý tưởng sáng tạo trước các khách hàng. Vậy nên rất quan trọng cần phải biết được thực tế là các thành viên trong nhóm đang sử dụng tốt nhất kiến ​​thức, chuyên môn và tài năng của họ để họ luôn mong muốn được đóng góp trong công việc.

Khiến họ sử dụng thế mạnh của mình sẽ góp phần làm cho công việc của bạn trở nên tốt hơn và hiệu quả hơn trước.

4. Kết hợp một số bài tập xây dựng nhóm

Năng suất của nhóm phụ thuộc rất nhiều vào tình bạn thân thiết giữa các thành viên trong nhóm. Nếu các thành viên trong nhóm hòa hợp với nhau, nhận thức được điểm mạnh và điểm yếu, nơi làm việc sẽ tự động trở thành một nơi hạnh phúc hơn. Nếu các thành viên trong nhóm cảm thấy hài lòng từ chính bản thân họ, năng suất và hiệu quả của nhóm sẽ tự động tăng lên.

Khi những người khác nhau làm việc trong một nhóm, có khả năng không phải ai cũng thích nhau. Để đánh bại hiềm khích giữa các thành viên trong nhóm, bạn có thể kết hợp một số bài tập xây dựng nhóm. Nó không chỉ giúp tăng thêm một số yếu tố vui nhộn mà còn xóa tan mọi mối hận thù hoặc thông tin sai trái giữa các thành viên trong nhóm.

5. Sử dụng phần mềm quản lý dự án

Ngày nay, không ai có thể phủ nhận vai trò của phần mềm quản lý dự án trực tuyến trong việc thúc đẩy làm việc nhóm và năng suất. Có công cụ quản lý dự án phù hợp bên cạnh bạn có thể giúp quản lý công việc hiệu quả và tăng cường hợp tác giữa các thành viên trong nhóm.

Ví dụ: ProofHub là một trong những phần mềm quản lý dự án trực tuyến, tập hợp các thành viên trong nhóm, các dự án và khách hàng của bạn tại một nơi. Với các tính năng như thảo luận và trò chuyện nhóm, bạn có thể đưa năng suất làm việc nhóm của mình lên một cấp độ hoàn toàn mới.

6. Môi trường làm việc tốt

Môi trường làm việc và cơ sở hạ tầng là những yếu tố đóng góp thiết yếu trong việc nâng cao hiệu quả và năng suất của nhóm. Theo một nghiên cứu gần đây, môi trường vật chất ảnh hưởng rất nhiều đến cách nhân viên cảm thấy, suy nghĩ và thực hiện tại nơi làm việc.

Do đó, nhiều tổ chức đang chú ý trong khi thiết kế nội thất văn phòng của họ. Chúng đảm bảo kết hợp hệ thống ánh sáng rực rỡ, cách bố trí đồ nội thất tiện nghi và không gian thiên nhiên với sự hỗ trợ của cây cỏ và hoa lá. Bên cạnh bối cảnh vật chất, môi trường trong khuôn viên văn phòng cũng ảnh hưởng đến năng suất của nhóm. Việc những người đứng đầu lãnh đạo và các nhà quản lý luôn thể hiện cái tôi và lạm dụng quyền lực và gây áp lực đến nhân viên sẽ giảm năng suất và hiệu quả chung trong một tổ chức.

7. Cung cấp cho họ những ưu đãi

Nhân viên làm việc hiệu quả nhất khi họ được cho một lý do để làm như vậy – có thể là do lương cao. Họ muốn những nỗ lực của mình được đánh giá cao và thích có nhiều hơn một chút “vỗ lưng ảo” từ sếp của họ. Đó là lý do tại sao nhiều nhà tuyển dụng chọn triển khai các chương trình khuyến khích để giữ cho nhân viên của họ có động lực.

Theo một nghiên cứu gần đây, 85% nhân viên cảm thấy có động lực hơn để làm hết sức mình khi được khuyến khích. Những ưu đãi này có thể ở dạng tiền mặt, phiếu thưởng miễn phí, kỳ nghỉ có trả lương, thời gian nghỉ thêm, ăn trưa. Các nhà quản lý, tôi hy vọng bạn sẽ ghi chú lại 😉

8. Hãy để các thành viên trong nhóm làm việc độc lập

Mọi nhân viên hoặc thành viên trong nhóm làm việc hiệu quả nhất khi họ được tạo một môi trường mà họ được phép làm những việc theo ‘cách của họ’. Hầu hết nhân viên có xu hướng mất hứng thú ngay khi họ bị sếp hoặc người quản lý thiếu tầm nhìn

Một trong nhiều cách có thể giúp bạn khắc phục điều này là tạo một đội “kickass”. Xác định trách nhiệm công việc của họ và kỳ vọng của bạn đối với họ một cách rõ ràng. Bây giờ, hãy tránh xa họ và để họ tự làm việc. Đồng thời, hãy tỏ ra dễ gần để nếu ai đó trong nhóm của bạn có câu hỏi, họ không cần phải suy nghĩ kỹ để làm rõ những nghi ngờ của mình. Luôn tin tưởng đội của bạn với sự tự tin tối đa. Điều này càng củng cố thêm niềm tin vào bản thân của họ, giúp họ thực hiện với khả năng tốt nhất của mình.

9. Khen ngợi một công việc được hoàn thành tốt

Đối với những nhân viên khác nhau, những thứ khác nhau có tác dụng thúc đẩy năng suất và hiệu quả của họ trong công việc. Nhưng đa phần, đó thực ra là điều đơn giản, như được ghi nhận cho những nỗ lực của họ. Bạn biết không điều gì có thể làm tăng năng suất, nếu một nhân viên cảm thấy rằng sự đóng góp của họ không được đánh giá đúng mức. Trong khi đánh giá cao họ trước toàn đội có thể làm nên điều kỳ diệu. Hành động đánh giá công khai này thay vì một lời chúc mừng ảo này truyền cảm hứng cho những người khác trong nhóm cũng như cố gắng hết sức của họ. Điều này thúc đẩy văn hóa làm việc lành mạnh trong một tổ chức sẽ là một bổ sung trong việc thúc đẩy năng suất của nhóm.

10. Đưa ra phản hồi cho nhau

Cuối cùng nhưng quan trọng nhất trong danh sách là giới thiệu quy trình phản hồi trong nhóm. Không có hy vọng thúc đẩy hiệu quả của nhân viên nếu ngay từ đầu họ không biết rằng họ đang làm việc kém hiệu quả. Đây là lý do tại sao đánh giá hiệu suất và phản hồi mang tính xây dựng là điều cần thiết trong việc thúc đẩy năng suất của nhóm. Tìm hiểu về các khía cạnh trong cơ hội sẽ thúc đẩy các thành viên trong nhóm thực hiện một số thay đổi trong phong cách làm việc của họ.

Khi bạn hoàn thành việc cung cấp phản hồi cho họ, hãy hỏi họ xem bạn có thể làm gì để giúp họ cải thiện. Có thể họ muốn được hướng dẫn thêm về một số công việc nhất định hoặc muốn có thêm một chút không gian cho sự tự do sáng tạo.

Điều này khuyến khích văn hóa đối thoại cởi mở sẽ giúp cho việc hợp tác trong tương lai trở nên dễ dàng hơn trước đây.

Năng suất của nhóm tương tự như khi nướng một chiếc bánh ở đó các nguyên liệu phù hợp (các thành viên trong nhóm) cần được tập hợp và đặt lại với nhau. Việc trao quyền cho các nhóm của bạn hoạt động hiệu quả nhất đòi hỏi một hỗn hợp bột trộn đều từ các thành phần khác nhau.

Kết

Nhìn chung, không có cách nào duy nhất để nhóm của bạn hoạt động hiệu quả hơn; chỉ có thể bằng những cách nhỏ và liên tục, bạn có thể đặt nền tảng cho môi trường hiệu quả. Bằng cách cung cấp cho nhân viên sự hỗ trợ, phản hồi và khuyến khích liên tục, bạn sẽ thấy sự gia tăng đáng kể trong đồng hồ đo năng suất. Các cách được thảo luận ở trên đã giúp chúng tôi biến ProofHub trở thành một nơi làm việc vui vẻ, hợp tác và hiệu quả.

Chúng tôi hy vọng bạn thích đọc bài viết này để giúp các nhóm của bạn hoạt động hiệu quả và năng suất hơn. Chúng tôi rất muốn biết các phương pháp hoặc kỹ thuật khác nhau mà các bạn sử dụng để tăng năng suất cho các nhóm của mình.

• Tác giả: Vartika Kashyap
• Đọc đầy đủ bài viết gốc tại link: https://www.proofhub.com/articles/how-to-improve-team-productivity
• Dịch giả: Nguyễn Bảo Huy 
• Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là: “Dịch giả Nguyễn Bảo Huy – Nguồn: iCourse Vietnam”

Shortlink: https://icoursevietnam.com?p=797