Bạn có biết rằng cứ 8 người thì có 1 người không bao giờ cảm thấy được kiểm soát khi làm việc không?Đó không phải là một con số nhỏ; đó là một phần đáng kể của lực lượng lao động liên tục chìm trong các nhiệm vụ. Và trong khi có một hệ thống quản lý thời gian là chìa khóa vàng cho năng suất, thì có tới 82% số người đang hoạt động mà không có hệ thống này. Họ không lập chiến lược hoặc tổ chức; họ chỉ đang tồn tại với một danh sách việc cần làm hoặc hộp thư đến email của họ như một đường dây cứu sinh tạm thời. Đây có thể là lý do tại sao rất nhiều người trong chúng ta luôn cảm thấy thiếu thời gian, như thể chúng ta luôn phải cố gắng hoàn thành nhiệm vụ và liên tục chạy theo thời gian.

Nhưng đừng lo lắng; việc sắp xếp hợp lý lịch trình của bạn không đòi hỏi một đường cong học tập dốc. Có rất nhiều công cụ và ứng dụng đơn giản, được thiết kế để giúp bạn áp dụng một hệ thống hoạt động liền mạch cho bạn. Trong bài viết này, tôi sẽ giới thiệu cho bạn 7 công cụ tốt nhất để ưu tiên công việc, sẵn sàng giúp bạn lấy lại quyền kiểm soát mà không gặp rắc rối.

🔎 CÔNG CỤ HIVE

• Hive hoạt động như một công cụ quản lý dự án toàn diện, cho phép các nhóm trực quan hóa nhiệm vụ, phân công, giao tiếp và theo dõi tiến độ trên một bảng điều khiển thống nhất.
• Một trong những tính năng nổi bật của Hive là “Thẻ Hành Động” (Action Cards), giúp chuyển đổi các cuộc trò chuyện thành nhiệm vụ hành động, đảm bảo rằng các quyết định quan trọng được tự động chuyển thành các mục ưu tiên.
• Một ưu điểm đáng chú ý của Hive là khả năng cộng tác theo thời gian thực—nhiều thành viên trong nhóm có thể làm việc trên một tài liệu cùng lúc, thực hiện các thay đổi ngay lập tức.
• Để tối ưu hóa hiệu quả sử dụng Hive, hãy tích hợp nó với các công cụ khác như Slack hoặc Zoom và sử dụng Hive Analytics để đánh giá năng suất của nhóm và xác định các nút thắt trong quy trình làm việc.

🔎 CÔNG CỤ CLICKUP

• ClickUp được thiết kế để trở thành một nền tảng quản lý nhiệm vụ linh hoạt, cung cấp các chế độ xem tùy chỉnh như bảng, danh sách, hộp, và nhiều chế độ khác.
• Cụ thể, thuộc tính “Ưu tiên” của ClickUp cho phép đánh dấu nhiệm vụ là khẩn cấp, cao, trung bình, hoặc thấp. Phân biệt này giúp các nhóm tập trung ngay vào những nhiệm vụ cần được chú ý nhất.
• Một ưu điểm đáng kể của ClickUp là mức độ tùy chỉnh cao, khiến nó trở thành giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp có nhu cầu đặc thù.
• Để đạt hiệu quả tốt nhất, hãy bắt đầu bằng cách thiết lập các mục tiêu tổng quát trong ClickUp và chia chúng thành những nhiệm vụ nhỏ hơn, được ưu tiên.

🔎 CÔNG CỤ SCORO

• Scoro nổi bật như một phần mềm quản lý công việc cung cấp giải pháp kết hợp cho dự án, bán hàng, lập hóa đơn và báo cáo.
• Nó vượt trội trong việc hỗ trợ ưu tiên hóa thông qua tính năng “Lập Kế Hoạch & Theo Dõi Công Việc,” hiển thị trực quan các nhiệm vụ, thời hạn và sự sẵn sàng của nhóm, tất cả trên một màn hình. Cách tiếp cận trực quan này giúp đơn giản hóa việc phân bổ nguồn lực một cách đáng kể.
• Một ưu điểm đặc biệt của Scoro là CRM tích hợp, giúp kết nối các nhiệm vụ bán hàng với các dự án đang thực hiện.
• Để sử dụng Scoro hiệu quả, hãy thường xuyên theo dõi các chỉ số hiệu suất qua bảng điều khiển của Scoro và điều chỉnh mức độ ưu tiên dựa trên dữ liệu này.

🔎 CÔNG CỤ  REVEALL

• Reveall cung cấp những hiểu biết dựa trên AI về các nhiệm vụ và thói quen làm việc của bạn. Bằng cách phân tích các thói quen và mẫu công việc của bạn, Reveall có thể đề xuất thứ tự thực hiện nhiệm vụ phù hợp với phong cách làm việc cá nhân, giúp việc ưu tiên trở nên trực quan và phù hợp hơn với bạn.
• Ưu điểm nổi bật ở đây là các đề xuất dựa trên AI này giúp việc ưu tiên của bạn trở nên thông minh hơn và cá nhân hóa hơn theo thời gian.
• Để sử dụng Reveall hiệu quả nhất, hãy thường xuyên nhập các nhiệm vụ hàng ngày của bạn vào hệ thống để AI phân tích chính xác hơn và đưa ra các đề xuất tốt hơn.

🔎 CÔNG CỤ AIRFOCUS

• Được xây dựng để hỗ trợ trong việc lập kế hoạch chiến lược, airfocus cung cấp một cách rõ ràng để ưu tiên các nhiệm vụ bằng ma trận giá trị so với nỗ lực. Các nhiệm vụ được gán điểm giá trị và nỗ lực, và airfocus hiển thị chúng trong một ma trận—minh họa rõ ràng những gì xứng đáng được bạn chú ý.
• Một tính năng độc đáo và tương tác của airfocus là công cụ Priority Poker, cho phép các nhóm tham gia vào quá trình ra quyết định.
• Để duy trì thành công với airfocus, điều quan trọng là thường xuyên cập nhật điểm giá trị và nỗ lực khi các nhiệm vụ thay đổi, giữ cho ma trận ưu tiên chính xác và phù hợp.

🔎 CÔNG CỤ CRAFT.IO

• Craft.io là một nền tảng quản lý sản phẩm, cung cấp một bộ công cụ toàn diện để lập kế hoạch, nghiên cứu và xây dựng sản phẩm.
• Một trong những tính năng chính của nó là “Story Mapping,” giúp trực quan hóa các giai đoạn phát triển sản phẩm và làm nổi bật những giai đoạn quan trọng nhất, giúp các nhóm ưu tiên công việc một cách hiệu quả.
• Một ưu điểm đáng kể của Craft.io là khả năng tích hợp trực tiếp với các công cụ phát triển phổ biến như Zendesk, Slack và Github, tạo ra quy trình làm việc mượt mà từ ý tưởng đến sản xuất.
• Để tận dụng tối đa Craft.io, hãy kết nối nó với các công cụ phát triển của bạn và sử dụng Story Mapping như một hướng dẫn trực quan về hành trình phát triển sản phẩm của bạn.

🔎 CÔNG CỤ AHA!

• Aha! là phần mềm lập lộ trình giúp các nhóm làm rõ mục tiêu, thiết lập chiến lược và quản lý các đợt phát hành.
• Nó được thiết kế với phần “Mục tiêu và Sáng kiến” (Goals and Initiatives), kết nối các nhiệm vụ trực tiếp với các mục tiêu của công ty, đảm bảo rằng mọi người trong nhóm đều hiểu và đồng thuận với các ưu tiên tổng thể.
• Một trong những ưu điểm nổi bật của Aha! là “Lộ trình trực quan” (Visual Roadmaps), giúp dễ dàng hiểu được tiến trình dự án và rất hữu ích khi trình bày trước các bên liên quan.
• Để tận dụng tốt nhất Aha!, hãy thường xuyên xem xét và điều chỉnh chiến lược của bạn để phản hồi lại các mục tiêu của công ty và phản hồi từ thị trường.

• Nguồn: Lifehack
• Người dịch: Thư Trương

Nguồn: https://ivolunteer.vn/7-cong-cu-huu-ich-giup-ban-trong-phan-cong-cong-viec-s26643.html

Shortlink: https://icoursevietnam.com?p=5279