🌟…Khi bạn nghĩ rằng bài thuyết trình của mình đang diễn ra thật tốt đẹp thì “định luật” Murphy lại xuất hiện!

Nguyên lý chung của định luật này là: ‘Trong cái rủi sẽ có cái xui.’ – đặc biệt rất đúng với việc thuyết trình trước công chúng.

Nếu có việc diễn ra không được theo ý muốn khi bạn đang thuyết trình thì mọi thứ sẽ trở nên thật đáng sợ. Thế nhưng đừng vội nản lòng, nếu đã chuẩn bị kỹ càng thì bạn có thể đối phó mọi vấn đề nảy sinh một cách dễ dàng.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đưa ra một số mẹo ngăn chặn và đối phó với 4 rủi ro khi thuyết trình.

📌Rủi ro #1 – Bạn nói quá thời gian quy định

Một trong những lỗi phổ biến nhất của những người mới thuyết trình là nói quá thời gian cho phép.

Thuyết trình trong khoảng thời gian quy định là vô cùng quan trọng. Thực ra, bạn nên kết thúc bài thuyết trình sớm hơn một chút nếu có thể. Hãy nhớ rằng khoảng thời gian thuyết trình chính là một bản hợp đồng bất thành văn giữa bạn và khán giả. Khán giả ngày nay rất nhạy cảm với thời gian. Nếu bài thuyết trình của bạn kéo dài hơn thời gian dự kiến thì sẽ khiến khán giả cảm thấy khó chịu. Ngược lại, nếu bài nói kết thúc sớm hơn thời gian quy định thì họ sẽ cảm thấy rất hài lòng.

Nếu bài thuyết trình của người trước bạn kéo dài hơn dự kiến và lấn sang phần thời gian của bạn thì bạn vẫn nên cố gắng hoàn thành bài nói của mình trong khoảng thời gian đã được định sẵn từ đầu.

Bí quyết giúp bạn không nói quá thời gian quy định:

Tập nói thật nhiều lần. Và hãy tính thời gian cho mỗi lần bạn luyện nói. Bạn càng luyện nhiều thì càng cảm thấy thoải mái hơn khi diễn thuyết. Ngoài ra, luyện tập cũng có thể giúp bạn biết thời gian chính xác của bài nói. Hãy nhớ rằng bài thuyết trình thực tế luôn tốn nhiều thời gian hơn dự kiến, vậy nên hãy lập kế hoạch phù hợp. Trường hợp tệ nhất là bạn kết thúc sớm và điều đó ít nhất khiến bạn có thời gian giải đáp thắc mắc của khán giả, hoặc đơn giản là cho họ về sớm hơn dự kiến.

Luyện tập giúp bạn tính toán thời gian của bài nói và cho bạn cơ hội lược bỏ những phần không quan trọng. Hãy nhớ rằng thời gian là vàng là bạc, và bạn đang mượn thứ vàng bạc đó từ khán giả của mình. Đừng phản bội niềm tin của họ khi đã bỏ thời gian quý báu của mình ra để nghe bài nói của bạn.

Mẹo:

• Đừng học thuộc mà hãy tiếp thu. Học thuộc làm bạn trở nên bị động trong khi nói. Sẽ rất nguy hiểm nếu bạn phải nói theo một trình tự cụ thể. Hãy luyện tập cho đến khi bạn hiểu rõ chủ đề nói để có thể triển khai nó theo nhiều cách khác nhau. Việc hiểu chủ đề nói cũng giúp bạn linh hoạt hơn, phản ứng nhanh nhẹn hơn trong trường hợp rủi ro xảy ra.
• Ghi nhớ những ý chính của bài thuyết trình để khi gần hết thời gian thì bạn có thể nhanh chóng tóm tắt những ý còn lại trong khi vẫn đọc lướt qua những điểm chính của bài nói.

Phải làm gì nếu nói quá thời gian quy định:

• Nếu bạn nhận ra mình dùng sắp hết thời gian cho phép thì hãy xác định xem những ý nào quan trọng nhất trong bài thuyết trình để rồi tập trung vào những ý đó trong khoảng thời gian còn lại. Bạn có thể nói với khán giả rằng bạn đang sắp hết thời gian và họ có thể email bạn để hỏi về những vấn đề bạn chưa kịp nói nếu muốn. Nhưng bạn không cần phải làm như vậy vì thường thì khán giả sẽ không biết chính xác những gì bạn muốn trình bày.
• Đừng vội vàng kết thúc bài thuyết trình! Nếu bạn nói quá nhanh thì khán giả sẽ không thể theo kịp những gì bạn nói. Đừng quá lo lắng mà hãy nói những gì bạn có thể và đừng làm to chuyện nếu bạn không thể nói hết mọi thứ mình đã chuẩn bị.
• Quan trọng nhất là đừng bỏ qua phần cuối cùng của bài thuyết trình! Kết luận là phần quan trọng nhất của bài thuyết trình vì nó giúp bạn tóm tắt bài thuyết trình và trong nhiều trường hợp, phần kết chính là thông điệp và mục đích chính của toàn bộ bài nói. Đừng bao giờ bỏ qua phần kết luận!

📌Rủi ro #2 – Trục trặc thiết bị

Sự cố kỹ thuật là một trong những rủi ro không thể tránh khỏi khi thuyết trình. Một rủi ro khác là người chủ trì quên không mang những thiết bị cần thiết cho buổi thuyết trình (Một tình huống mà tôi thường xuyên gặp phải.)

Để giảm thiểu khả năng xảy sự cố kỹ thuật thì một vài nơi sẽ yêu cầu bạn sử dụng máy tính của họ. Tuy nhiên, vấn đề sẽ nảy sinh nếu họ không có phần mềm, kết nối hoặc clicker phù hợp với slide của bạn.

Bạn nghĩ rằng chuyện này sẽ không xảy ra với mình ư? Hãy thử nghĩ mà xem. Nếu bạn phải thuyết trình ở nhiều nơi thì không sớm thì muộn cũng gặp phải sự cố kỹ thuật mà thôi.

May mắn là bạn vẫn có thể chuẩn bị trước để phòng tránh và đối phó với vấn đề này.

Bí quyết giúp bạn phòng tránh sự cố kỹ thuật:

• Luyện tập! Bạn không nên phụ thuộc 100% vào slide của mình. Thực ra, bạn nên luyện cho mình khả năng thuyết trình mà không cần đến slide.
• Thật không may, chúng ta sống trong một thế giới không hoàn hảo và bạn thường có rất ít thời gian để luyện tập trước khi nói, vậy nên, bạn phải dựa vào slide để không quên những gì mình sắp nói.
• Nếu gặp phải trường hợp trên, trước khi thuyết trình bạn hãy in slide ra để bạn có thể vừa nói vừa nhìn vào bản in đó. Nếu bạn không thể in trước slide thì hãy mang theo bản outline của bài thuyết trình.

Phải làm sao nếu gặp phải sự cố kỹ thuật:

• Đừng tự mình khắc phục vấn đề kỹ thuật trong lúc thuyết trình vì việc đó đồng nghĩa với việc bạn đang đuổi khán giả của mình đi. Có lần chủ trì của nơi tôi diễn thuyết quên mang theo máy chiếu, vì vậy tôi đã thuyết trình mà không có máy chiếu và cũng không nói với khán giả rằng tôi đã chuẩn bị slide từ trước. Kết quả là khán giả thì vui mừng và người chủ trì cũng giữ được thể diện.
• Yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật. Khi đó bạn có thể thuyết trình trong lúc họ khắc phục vấn đề. Sau đó nếu sự cố đã được khắc phục, bạn có thể nói tiếp phần còn lại với các slide đã chuẩn bị trước.

📌Rủi ro #3 – Những kẻ thích hỏi vặn

Thường thì bạn sẽ không phải đối phó với người thích hỏi vặn đâu. Nhưng khi điều đó xảy ra, khán giả của bạn có thể cũng thất vọng với người đó như bạn và bạn có thể lợi dụng điều đó.

Những người hỏi vặn thường có rất nhiều mục đích khác nhau. Họ muốn sự chú ý, họ say xỉn, họ muốn chứng minh rằng bạn đã sai, hoặc đơn giản là họ đang khó chịu trong người. Dù lý do có là gì đi nữa thì bạn vẫn phải giữ cho mình một cái đầu lạnh. Bạn có thể học hỏi cách Obama xử lý một người hỏi vặn trong đoạn video dưới đây:

Bí quyết giúp bạn tránh gặp phải những câu hỏi vặn:

• Khi bạn đang đứng trước khán giả thì bạn là người đưa ra những quy tắc. Hãy cho khán giả biết cách họ có thể tương tác với bạn. Có người yêu cầu khán giả đặt câu hỏi sau khi bài nói đã kết thúc. Người khác lại cho phép khán giả giơ tay đặt câu hỏi trong lúc họ đang nói.
• Cho khán giả biết email của bạn. Nếu ai đó muốn hỏi một câu hỏi mà họ không chắc là có phù hợp với toàn bộ khán giả hay không; họ có thể email riêng cho bạn.
• Hãy tự tin bước lên sân khấu. Nếu bạn có bất kỳ dấu hiệu do dự hoặc không thoải mái khi bước lên sân khấu, những kẻ hay hỏi vặn sẽ lấy đó làm cơ hội. Bạn nên bước lên sân khấu với tư cách là một người dẫn dắt bài khán giả để ngăn chặn những kẻ đó.

Phải làm sao nếu gặp phải những câu hỏi vặn:

• Đừng chú ý quá nhiều đến một kẻ hỏi vặn vì làm vậy khiến bạn trở thành người thô lộ và nhỏ mọn trong mắt những khán giả khác. Ngay cả khi bạn phải trả giá bằng một trò đùa, đừng biến nó thành một cuộc tranh cãi.
• Yêu cầu khán giả đặt câu hỏi sau khi bạn đã thuyết trình xong. Khán giả sẽ đồng tình nếu bạn hỏi họ một cách lịch sự.
• Sử dụng khiếu hài hước. Nếu bạn tự tin vào kỹ năng ứng biến của mình thì có thể ngăn chặn những kẻ hay hỏi vặn bằng một câu chuyện cười hoặc bình luận hài hước. Nó sẽ mang lại cho khán giả của bạn một tràng cười và có khả năng làm những kẻ hỏi vặn phải im lặng. Nếu bạn không tự tin vào khiếu hài hước của mình thì có thể tránh dùng đến cách này.
• Nếu người hỏi vặn khiến những khán giả khác khó chịu thì bạn có thể mời người đó ra ngoài. Đây là biện pháp cuối cùng, song đôi khi lại vô cùng hữu hiệu.

📌Rủi ro #4 – Bạn lạc trong những suy nghĩ của mình

Bạn đã bao giờ tự hỏi tại sao bản thân lại lạc trong những suy nghĩ của mình chưa? Bạn biết chính xác những gì bạn đang nói và bạn thậm chí biết những gì bạn sắp nói, và sau đó, bùm! Đầu óc của bạn bỗng trở nên trống rỗng, và bạn chẳng biết làm gì ngoài đứng như trời trồng với vẻ bối rối trên gương mặt.

Ngay cả những diễn giả giỏi nhất đôi khi cũng gặp phải tình huống này. Thế nhưng, sự khác biệt giữa một diễn giả có kinh nghiệm và một diễn giả chưa có kinh nghiệm là họ biết mình phải làm gì khi tình huống này xảy ra.

Bí quyết giúp bạn tập trung hơn:

• Luyện tập là phương án tối ưu nhất để giải quyết vấn đề này. Tuy nhiên, thật không may là dù cho bạn có luyện tập tốt đến đâu đi nữa thì không phải lúc nào bạn cũng có thể giữ cho mình không bị lạc trong dòng suy nghĩ. May mắn là có một số mẹo giúp bạn khắc phục tình trạng này.
• Đừng quá căng thẳng. Bạn càng tự tạo áp lực cho bản thân thì càng có nhiều khả năng mất tập trung – vì vậy, thay vào đó, hãy thư giãn và tin tưởng vào bản thân.

Phải làm sao nếu bạn bị lạc trong suy nghĩ của chính mình:

• Đừng làm lớn chuyện. Bạn cư xử như thế nào thì khán giả cũng sẽ cư xử như thế. Có lần tôi được trả một khoản tiền lớn để diễn thuyết trước 80 người trong ngành bảo hiểm và tôi đã lạc trong dòng suy nghĩ của mình ngay khi bắt đầu nói. Tôi nói: “hôm nay tôi sẽ nói về ba điều: một x, hai y, ba oops…” Tôi dừng lại, mỉm cười và nói, “Xin lỗi tôi đã quên điều thứ ba mất rồi, nhưng tôi hứa sẽ đề cập đến nó ở phần sau.” Khán giả cười, và tôi tiếp tục với bài nói của mình. Không ai yêu cầu tôi phải hoàn lại tiền, trên thực tế, tôi đã nhận được rất nhiều đánh giá tốt về cách tôi xử lý tình huống.
• Sẵn sàng nhờ khán giả giúp đỡ. Thay vì đứng đó như một bức tượng, hãy hỏi khán giả xem bạn đang nói đến đâu. Thường thì sẽ có một người trong số những khán giả sẽ vui vẻ giúp đỡ bạn. Tiếng Anh không phải là ngôn ngữ mẹ đẻ của tôi, và đôi khi tôi phải dừng lại vì không thể nghĩ ra từ mình định nói. Tôi sẽ không coi đó là vấn đề lớn và nhờ đến sự giúp đỡ từ khán giả. Họ rất sẵn lòng giúp đỡ tôi.
• Hãy tự vui đùa một chút với bản thân! Khi bạn tự giễu cợt, khán giả sẽ thấy đồng cảm với bạn hơn.
• Hãy vờ như việc bạn dừng lại là có chủ ý. Hãy uống một ngụm nước và lấy lại tinh thần trong khoảng thời gian đó.

🌟Kết luận

Có rất nhiều rủi ro có thể xảy ra khi bạn diễn thuyết trước công chúng. Tôi mong rằng bài viết này đã giúp bạn nắm được một vài mẹo nhỏ để tránh gặp phải những rủi ro đó. Hy vọng rằng bạn cũng học được những việc cần làm nếu những rủi ro đó xảy ra.

Hãy nhớ rằng thất bại là mẹ thành công. Nếu bạn gặp phải sai lầm thì có thể lấy nó làm bàn đạp để cải thiện những bài thuyết trình khác trong tương lai.

______________________________________________________

• Tác giả: Peter Khoury
• Link bài gốc: https://magneticspeaking.com/4-things-that-can-go-wrong-with-your-presentation-and-how-to-handle-them/
• Dịch giả: Trần Nhật Hạ – CTV ban Nội dung iVolunteer Vietnam
• Nguồn: iVolunteer Vietnam.

Shortlink: https://icoursevietnam.com?p=1423