5 Bước Đơn Giản Để Lên Kế Hoạch Hàng Ngày Hiệu Quả

📌Ngày nay, để tập trung vào các nhiệm vụ hàng ngày và duy trì năng suất khó hơn bao giờ hết. Có quá nhiều thứ diễn ra xung quanh chúng ta. Giữa những dòng thông báo không ngừng trên mạng xã hội, hàng núi email, những nội dung mới nhất trên vô số dịch vụ truyền thông trực tuyến, việc tập trung là điều không dễ dàng. Tuy nhiên điều đó không có nghĩa việc duy trì một kế hoạch hàng ngày hiệu quả là không thể.Nếu bạn sẵn sàng tìm hiểu những gì cần thiết để xây dựng một lịch trình hàng ngày hiệu quả, bạn đã đến đúng nơi rồi. Có 5 bước đơn giản để tối đa hóa thời gian, loại bỏ thời gian thừa, và làm việc với năng suất cao nhất mỗi ngày. Nếu bạn đã sẵn sàng, hãy bắt đầu thôi!

📌Bước 1: Khám Phá Lịch Trình Làm Việc Tối Ưu Của Bạn

Trước khi quyết định làm thế nào để sử dụng tối đa 1 ngày của bạn, bạn cần hiểu thể chất và phong cách làm việc cá nhân đóng vai trò như thế nào với năng suất của bạn.Ví dụ, bạn là người hay dậy sớm, tốt hơn hết là xếp những nhiệm vụ quan trọng lên phía trước trong lịch trình hàng ngày của. Ngược lại, đó thật sự là thảm họa nếu để lại chúng vào cuối ngày.Để tìm ra lịch trình làm việc tối ưu dành cho bạn, đầu tiên bạn phải thu thập một vài dữ liệu. Bắt đầu bằng theo dõi những thói quen làm việc trong khoảng 2-3 tuần, đánh dấu những khoảng thời gian trong ngày bạn làm được nhiều thứ nhất, ghi lại những yếu tố bên ngoài làm phiền bạn khi làm việc.Việc này sẽ giúp bạn đạt được 2 điều. Thứ nhất, nó sẽ giúp bạn lấp đầy những khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất. Thứ 2, nó sẽ xác định những thứ làm phí thời gian của bạn. Và một khi bạn nắm rõ cả 2 thứ trên, bạn có thể xây dựng một lịch trình tối ưu hóa năng suất của bạn

📌Bước 2: “Khóa” Khoảng Thời Gian Làm Việc Hiệu Quả 

Sau khi bạn đã tìm ra những thời điểm làm việc trong ngày hiệu quả nhất đối với bạn, bước tiếp theo trong việc lên lịch trình mới là “khóa” thời gian đó và dành nó cho công việc quan trọng nhất của bạn — và bằng cách “khóa” nó đi, có nghĩa là bạn phải sắp xếp những khoảng thời gian đó không bị phân tâm và được dùng hoàn toàn để làm việc.

Tóm lại, bạn cần tạo ra một môi trường mà bạn có thể tập trung vào công việc đang làm và bạn chỉ có những công cụ cần thiết để hoàn thành những nhiệm vụ đó. Sau đó, bạn có thể sắp xếp công việc quan trọng nhất của mình mỗi ngày vào những khoảng thời gian đó và bạn có thể chắc chắn rằng mình sẽ hoàn thành tất cả.

📌Bước 3: Lên Kế Hoạch Nghỉ Ngơi Hợp Lý

Có một và chỉ một điều duy nhất cho phép làm gián đoạn thời gian làm việc hiệu quả nhất: nghỉ giải lao. Nghe có vẻ kỳ lạ nhưng chúng ta có xu hướng đạt năng suất cao nhất khi làm việc trong nước rút. Và kỳ lạ hơn nữa, phân tích thống kê cho thấy thời lượng lý tưởng để tăng tốc làm việc là 52 phút, sau đó là 17 phút nghỉ giải lao.

Điều này có nghĩa là bạn nên phân bổ gần một giờ trong 8 tiếng làm việc tiêu chuẩn để thực hiện việc khác không liên quan đến công việc. Nó sẽ cho phép bạn tập trung tốt hơn trong thời gian chạy nước rút và giúp bạn hoàn thành được nhiều việc hơn. Vì vậy, bạn thậm chí không phải cảm thấy tội lỗi về điều đó!

Điều tuyệt vời nhất là điều này cũng diễn ra trong những lúc bạn làm việc kém hiệu quả. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ không lãng phí thời gian trước và sau giờ làm việc cao điểm của mình. Và mặc dù bạn sẽ không đạt được hiệu quả cao nhất, nhưng bạn vẫn sẽ làm được nhiều việc hơn bạn đã từng làm.

Trước khi chúng ta tiếp tục, bạn có thể tự hỏi: không phải đây chỉ là Phương pháp Pomodoro nhưng với tên gọi khác thôi sao?

Bạn có thể tập hợp các cuộc họp kéo dài 15 -30 phút lại với nhau để giải quyết trong khoảng thời gian làm việc kém hiệu quả hơn và tập hợp các cuộc họp quan trọng lại với nhau để tiến hành trong khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất. Và khi bạn nắm được thời lượng trung bình giải quyết nhiệm vụ của mình là bao lâu, bạn sẽ thấy lý do tại sao điều này hoạt động hiệu quả so với phương pháp Pomodoro.

📌Bước 4: Sắp Xếp Thời Gian Rảnh 

Đồng nghiệp, thành viên gia đình và thậm chí cả những kẻ lừa đảo qua điện thoại sẽ làm mọi cách để làm gián đoạn bạn và năng suất của bạn. Họ không cố ý làm điều đó — tất nhiên là ngoại trừ những kẻ lừa đảo qua điện thoại — nhưng tác động là như nhau.

Đầu tiên, hãy dành thời gian cụ thể để giải quyết những công việc đó và để mọi người xung quanh biết rằng bạn sẽ không có mặt vào bất kỳ lúc nào khác. Bằng cách này, bạn sẽ giải quyết được nhiều phiền nhiễu mà nếu không, bạn sẽ phải đối phó với chúng. Nếu bạn báo trước cho những người khác về thời gian rảnh của mình, bạn sẽ không cảm thấy tồi tệ khi bỏ qua các cuộc gọi và email — hoặc gửi thẳng đến thư thoại hoặc trả lời tự động.

Tiếp theo, nếu bạn có hệ thống lịch nơi mọi người có thể gửi yêu cầu họp với bạn, hãy thử giảm thời gian họp mặc định trong hệ thống đó. Điều này có thể thực hiện được trong Google Calendar cũng như trong Microsoft Outlook và các ứng dụng lên lịch trình khác. Thay đổi mặc định thành thời gian ngắn nhất phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn. Đối với đa phần chúng ta, khoảng mười hoặc mười lăm phút là đủ.

📌Bước 5: Tránh Đa Nhiệm Bằng Mọi Giá

Nhiều nghiên cứu đã chứng minh rằng khi bạn càng cố gắng trở nên đa nhiệm, bạn sẽ càng trở nên kém hiệu quả hơn. Và bạn cũng có khả năng gia tăng số lỗi mắc phải trong công việc và thậm chí phải lãng phí nhiều thời gian hơn để dọn dẹp đống lộn xộn của chính mình.

Lý do mà con người chúng ta làm đa nhiệm rất kém, đó là do bộ não của chúng ta phải vật lộn để chuyển đổi giữa các loại nhiệm vụ khác nhau. Điều này tạo ra một hiệu ứng mà các nhà nghiên cứu gọi là chi phí chuyển đổi, có nghĩa là chúng ta vô thức lãng phí thời gian dò dẫm để thích ứng với mỗi nhiệm vụ mới. Nói cách khác, cố gắng hoàn thành hai nhiệm vụ cùng một lúc sẽ luôn mất nhiều thời gian hơn so với việc thực hiện chúng liên tiếp.

Bạn có thể sử dụng kiến ​​thức này để lên kế hoạch cho các công việc tương tự nhau. Khi làm như vậy, bạn sẽ thấy rằng mình hoàn thành được nhiều việc hơn trong mỗi khoảng thời gian và ít lãng phí thời gian hơn nhiều. Khi bạn thêm khoản tiết kiệm thời gian đó trong suốt một ngày, đó là một món hời lớn hơn bạn nghĩ. Nghiên cứu chỉ ra rằng chi phí chuyển đổi cướp đi 40% năng suất của chúng ta, vì vậy việc sắp xếp lại danh sách nhiệm vụ của bạn theo cách này có thể gần như tăng gấp đôi năng suất của bạn.

📌Lời Kết

Nếu bạn đã đọc đến đây, thì bây giờ bạn đã biết cách xây dựng cho mình một lịch trình hàng ngày để tối đa hóa năng suất của bạn. Và nếu bạn có thể quản lý để bám sát lịch trình đó ngay cả khi thế giới xung quanh bạn cố gắng hết sức để cản đường bạn, bạn sẽ có lợi thế lớn hơn so với các đồng nghiệp của mình.

Chỉ cần không hả hê khi bạn hoàn thành công việc sớm và trở lại với cuộc sống của mình trong khi những người khác phải vật lộn để theo kịp. Thay vào đó, bạn nên đề nghị giúp đỡ họ trong việc kiểm soát lịch trình. Họ chắc chắn sẽ đánh giá cao một số mẹo từ một chuyên gia đó.

_________________________________________________________________________

📌Nguồn:

  • Tác giả: Chris Porteous
  • Link bài viết gốc: TẠI ĐÂY
  • Dịch giả: Phùng Thị Khánh Huyền
  • Khi chia sẻ cần trích dẫn đầy đủ tên tác giả và nguồn dịch là “Dịch giả: Phùng Thị Khánh Huyền – Nguồn: iVolunteer Vietnam

Shortlink: https://icoursevietnam.com?p=1894

NHỮNG BÀI VIẾT KHÁC

Khóa Học Miễn Phí Về Phát Triển Phần Mềm Có Chứng Nhận Của Microsoft Và LinkedIn
June 18, 2024

Khóa Học Miễn Phí Về Phát Triển Phần Mềm Có Chứng Nhận Của Microsoft Và LinkedIn

💻 THÔNG TIN CHUNG Nền tảng: LinkedIn Đơn vị cấp chứng chỉ: Microsoft Hình thức: Online Thời lượng: 6h 16p Nội dung khóa học: Khám phá những kỹ năng cần thiết cho sự nghiệp phát triển phần mềm. Tìm hiểu các khái niệm và cấu trúc cốt lõi của ngôn ngữ lập trình cũng như […]

Khóa Học Miễn Phí Về An Ninh Mạng Có Chứng Chỉ Của Microsoft Và LinkedIn
June 18, 2024

Khóa Học Miễn Phí Về An Ninh Mạng Có Chứng Chỉ Của Microsoft Và LinkedIn

💻 THÔNG TIN CHUNG Nền tảng: LinkedIn Đơn vị cấp chứng chỉ: Microsoft Hình thức: Online Thời lượng: 5h 23m Nội dung khóa học: Khám phá các kỹ năng cần thiết cho sự nghiệp trong lĩnh vực an ninh mạng. Có được sự hiểu biết vững chắc về các thuật ngữ an ninh mạng thường […]

L.E.A.F Network Mở Chương Trình Rèn Luyện Thực Tế  Online – Empower Your Interpersonal Skills (EYIS)
June 16, 2024

L.E.A.F Network Mở Chương Trình Rèn Luyện Thực Tế  Online – Empower Your Interpersonal Skills (EYIS)

Hành trình tự khám phá, trải nghiệm để thấu hiểu bản thân thật sự rất gian nan nếu chỉ đi một mình. Nó bắt đầu bằng việc tự bản thân phải tốn nhiều thời gian thực hành, khám phá ra những điểm mạnh/yếu và tự tìm cách vượt qua thử thách bởi những thiếu sót […]

Chương Trình Online Coaching Mở Khóa Học Về Xây Dựng Tư Duy Giải Quyết Vấn Đề 
June 15, 2024

Chương Trình Online Coaching Mở Khóa Học Về Xây Dựng Tư Duy Giải Quyết Vấn Đề 

Cuộc sống có vô vàn vấn đề liên tiếp xảy ra với chúng ta. Đối diện với những vấn đề ấy, bản thân sẽ phản ứng như nào? Bỏ trốn hay sẽ đối diện và vượt qua? Là con người, ai cũng mong muốn được chiến thắng thử thách và trở thành người có bản […]

Khóa Học Miễn Phí Về Thiết Kế VLSI Kỹ Thuật Số – RTL Sang GDS Từ Semiconductor Club 
June 10, 2024

Khóa Học Miễn Phí Về Thiết Kế VLSI Kỹ Thuật Số – RTL Sang GDS Từ Semiconductor Club 

Trong khóa học này đề cập đến những kiến ​​thức cơ bản về Triển khai Chip, từ thiết kế logic (RTL) đến cung cấp bố cục sẵn sàng để chế tạo (GDS). Các khóa học miễn phí không bao gồm Phần Chứng chỉ và Hỏi đáp. 📌 THÔNG TIN CHUNG: Mức độ: Tất cả các […]

Khóa Học Miễn Phí Về Kinh Tế Thị Trường Từ Đại Học Yale
June 10, 2024

Khóa Học Miễn Phí Về Kinh Tế Thị Trường Từ Đại Học Yale

Tổng quan về các ý tưởng, phương pháp và thể chế cho phép xã hội loài người quản lý rủi ro và thúc đẩy doanh nghiệp. Nhấn mạnh vào kỹ năng lãnh đạo hiểu biết về tài chính. Mô tả thực tiễn ngày nay và phân tích triển vọng cho tương lai. Giới thiệu về […]

Khóa Học Miễn Phí Về Ngoại Giao Toàn Cầu Từ Đại Học Luân Đôn
June 10, 2024

Khóa Học Miễn Phí Về Ngoại Giao Toàn Cầu Từ Đại Học Luân Đôn

Ngoại giao Toàn cầu MOOC có nền tảng trực tiếp từ Chương trình MA Ngoại giao Toàn cầu/Học viện Quốc tế của Đại học London/SOAS được ra mắt vào tháng 4 năm 2013 và đã thu hút hàng trăm sinh viên từ khắp nơi trên thế giới. Chương trình MA Ngoại giao Toàn cầu được […]

Chính Thức Mở Đơn Tham Gia Trường Học V.Gen Về Đa Dạng, Công Bằng, Dung Hợp Và Tiếp Cận (D.E.I.A) 2024 Do Tổng Lãnh Sự Quán Hoa Kỳ Tại Thành Phố Hồ Chí Minh Đồng Tổ Chức
June 9, 2024

Chính Thức Mở Đơn Tham Gia Trường Học V.Gen Về Đa Dạng, Công Bằng, Dung Hợp Và Tiếp Cận (D.E.I.A) 2024 Do Tổng Lãnh Sự Quán Hoa Kỳ Tại Thành Phố Hồ Chí Minh Đồng Tổ Chức

V.Gen Network for Vietnam là một tổ chức cộng đồng phi lợi nhuận hoạt động trong lĩnh vực Giáo dục và Phát triển thanh niên được duy trì từ 2018 đến nay. V.Gen được tạo ra với mục đích xây dựng một môi trường trao đổi học thuật cho giới trẻ Việt Nam và các […]

Khóa Đào Tạo Miễn Phí “Kỹ Năng Học Tập & Đổi Mới” Thế Kỷ 21 Thuộc Chuỗi Dự Án Talent Generation Training Program
June 1, 2024

Khóa Đào Tạo Miễn Phí “Kỹ Năng Học Tập & Đổi Mới” Thế Kỷ 21 Thuộc Chuỗi Dự Án Talent Generation Training Program

Talent Generation 2024 là một chương trình thuộc dự án Today’s Voice 2024 của Trung tâm văn hoá và giáo dục UNESCO-CEP. Chương trình ra đời nhằm ra đời nhằm giúp sinh viên Việt Nam nâng cao kiến thức, năng lực tư duy và các kỹ năng cần thiết trong môi trường làm việc chuyên […]

Chương Trình “Khởi Sự Nghề Nghiệp Quốc Tế” G23.0 Chính Thức Mở Đơn Đăng Ký
May 31, 2024

Chương Trình “Khởi Sự Nghề Nghiệp Quốc Tế” G23.0 Chính Thức Mở Đơn Đăng Ký

EAS Việt Nam mở ra chương trình “Định hướng, trải nghiệm doanh nghiệp” nhằm giúp đỡ Học sinh, Sinh viên phá vỡ những rào cản và trang bị kiến thức, năng lực làm việc môi trường thực tế, đào tạo các kỹ năng và phương pháp học tập làm việc, phát triển và định hướng […]

Trung Tâm Văn Hóa Hàn Quốc Tại Việt Nam Mở Đơn Đăng Kí Khóa Học Nhảy Vũ Đạo K-Pop Tại Hà Nội
May 12, 2024

Trung Tâm Văn Hóa Hàn Quốc Tại Việt Nam Mở Đơn Đăng Kí Khóa Học Nhảy Vũ Đạo K-Pop Tại Hà Nội

Lớp học K-POP Academy nằm trong chuỗi chương trình thường niên của Trung tâm Văn hóa Hàn Quốc tại Việt Nam. Đây là lớp học nhảy vũ đạo miễn phí do chính giảng viên người Hàn Quốc trực tiếp giảng dạy. Năm nay, lớp học được mở ra dành riêng cho các bạn trẻ yêu […]

Khóa Học Cắt May Áo Dài Dành Cho Giáo Viên – Sinh Viên Tài Trợ Bởi Công Đoàn Giáo Dục Việt Nam
May 6, 2024

Khóa Học Cắt May Áo Dài Dành Cho Giáo Viên – Sinh Viên Tài Trợ Bởi Công Đoàn Giáo Dục Việt Nam

Khoá học hỗ trợ khởi nghiệp của Bộ Giáo Dục Đào Tạo, Công Đoàn Giáo Dục Việt Nam kết hợp với Nhà thiết kế Đỗ Trịnh Hoài Nam & Học Viện SVF Academy dạy nghề Giáo Viên, Sinh Viên biết cắt may và thiết kế áo dài áo dài ly vuông không nhăn nách dúm […]

Khóa Học Nền Tảng Công Nghệ Miễn Phí Từ Tổ Chức Phi Lợi Nhuận INCO
April 24, 2024

Khóa Học Nền Tảng Công Nghệ Miễn Phí Từ Tổ Chức Phi Lợi Nhuận INCO

INCO là một tổ chức phi chính phủ quốc tế với mong muốn hỗ trợ thúc đẩy một nền kinh tế mới tại hơn 50 quốc gia. Với niềm tin rằng nền kinh tế tương lai sẽ phát triển bền vững và hội nhập, INCO Academy Việt Nam được lập ra năm 2024 nhằm hỗ […]

Khóa Học Lập Trình Python Căn Bản Miễn Phí Code In Place Của Đại Học Stanford 2024
April 10, 2024

Khóa Học Lập Trình Python Căn Bản Miễn Phí Code In Place Của Đại Học Stanford 2024

CS106A là một trong những khóa học phổ biến nhất tại Đại học Stanford, được hơn 1.600 sinh viên tham gia mỗi năm. Nó đã được phát triển trong suốt 30 năm qua bởi một đội ngũ tuyệt vời, bao gồm Nick Parlante, Eric Roberts và nhiều người khác. Khóa học này dạy các nguyên […]

Khóa Học Miễn Phí Về Sử Dụng Email Trong Mạng Lưới Từ Trường Đại Học Washington
April 9, 2024

Khóa Học Miễn Phí Về Sử Dụng Email Trong Mạng Lưới Từ Trường Đại Học Washington

Viết hiệu quả là một kỹ năng quan trọng trong kinh doanh, đặc biệt là trong mạng lưới quan hệ, và hầu hết giao tiếp diễn ra thông qua email. Trong khóa học này, bạn sẽ học từ vựng quan trọng và các chiến lược để viết email hiệu quả, bắt đầu từ dòng chủ […]

Khóa Học Sáng Tạo Podcast Miễn Phí Do Trung tâm Hoa Kỳ Hà Nội Và Đại Sứ Quán Hoa Kỳ Tài Trợ
April 6, 2024

Khóa Học Sáng Tạo Podcast Miễn Phí Do Trung tâm Hoa Kỳ Hà Nội Và Đại Sứ Quán Hoa Kỳ Tài Trợ

Chuỗi workshop này do Trung tâm Hoa Kỳ Hà Nội, Đại sứ quán Hoa Kỳ tài trợ. Bạn sẽ có cơ hội được làm việc với các những chuyên gia sản xuất podcast chuyên nghiệp, các giảng viên chuyên sâu về phát thanh, và những người làm chủ giọng nói điêu luyện trên sóng radio. […]