Nếu bạn đang có một công việc yêu cầu làm việc từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều thì khả năng cao vào tuần trước khi bạn đi du lịch, bạn sẽ làm việc khá hiệu quả. Trên thực tế, tôi dám cá là bạn sẽ hoàn thành công việc của một tuần bình thường chỉ trong hai ngày trước khi rời văn phòng.Giờ thì hãy thử tưởng tượng xem điều gì sẽ xảy ra nếu ngày nào bạn cũng có thể làm việc hiệu quả như vậy – luôn luôn ở trong một tuần trước kỳ nghỉ.Rất nhiều người nghĩ rằng điều này nằm ngoài khả năng của họ. Dường như điều đó là bất khả thi khi hoàn thành nhiều việc như vậy mỗi ngày trong một thời gian dài. Nhưng việc tăng năng suất của bạn không chỉ bao gồm làm nhiều việc hơn mà còn là việc tìm ra điều gì khiến bản thân bạn phân tâm và loại bỏ ngay những thói quen đó khỏi lịch trình hàng ngày của bạn.Nếu bạn muốn thực hiện hiệu quả điều đó, hãy bắt đầu loại bỏ 5 thói quen khiến bạn mất tập trung sau đây:

1. Những hành động sai lầm mà bạn nghĩ có thể giúp bạn tiến bộ

Ngay từ đầu sự nghiệp của mình, tôi đã có một ý tưởng sáng tạo đó là sử dụng 3 màn hình máy tính. Bằng cách đó, tôi có thể theo dõi Facebook, Twitter, LinkedIn, Email, những bài đăng mới, giá cổ phiếu và mọi sự kiện trực tuyến khác cùng một lúc.Không có gì đáng ngạc nhiên, điều này đã làm phá hủy năng suất làm việc của tôi.Tôi đã mắc một sai lầm kinh điển – kết hợp phong trào này với tiến độ làm việc. Càng nhiều thông tin được dồn vào thì bạn càng có cảm giác như đang làm một điều gì đó. Nhưng trên thực tế, bạn lại hoàn thành được ít công việc hơn.Năng suất là hoàn thành công việc chứ không phải xem chúng diễn ra như thế nào.

2. Luôn yêu cầu bản thân phải có sự kết nối liên tục

Trong môi trường làm việc ngày nay, hầu hết các sự phân tâm đều bắt nguồn từ nỗi sợ bị bỏ lỡ, hay tên gọi tắt trong Tiếng Anh là FOMO.Sự cập nhật và chuyển biến liên tục của chu kỳ thông tin trên mạng xã hội trong vòng 24 giờ đã tạo cho chúng ta cảm giác rằng mọi thứ vẫn luôn diễn ra. Và nếu chúng ta không nắm bắt kịp thì sẽ bỏ lỡ mất điều gì đó rất quan trọng.

Vụ cháy ở Nhà thờ Đức Bà là một ví dụ. Tôi yêu nhà thờ này. Tôi đã đến tận nơi và tận mắt chứng kiến vẻ uy nghiêm của nó. Thật khó để phóng đại tầm quan trọng về mặt văn hóa của nhà thờ này.

Nhưng không nhất thiết tôi phải nhìn thấy nó bốc cháy ngoài đời thực.

Đúng vậy, thật quan trọng khi chúng ta luôn phải cập nhật thông tin – tất cả chỉ vì để học hỏi và tìm hiểu về thế giới mà chúng ta đang sống. Nhưng trừ khi đặc thù công việc của bạn yêu cầu nắm bắt những tin tức nóng hổi thì nó không phải là vấn đề nếu bạn biết về một câu chuyện chậm hơn vài giờ so với những người khác.

3. Phân chia thời gian làm việc không hợp lý

Tôi ghét phải nói điều này với những bạn “làm nhiều việc cùng một lúc”, thế nhưng sự bí ẩn về đa nhiệm đã được bóc trần một cách triệt để. Mọi người không chỉ không năng suất mà còn làm việc không hiệu quả khi họ cố gắng phân chia sự tập trung của mình cho nhiều nhiệm vụ cùng một lúc.

Để thực sự làm việc hiệu quả, điều quan trọng là bạn không coi khoảng thời gian 2 tiếng đồng hồ chỉ đơn giản là làm việc. Nếu bạn bắt tay vào làm với một đống thứ công việc khác nhau cần hoàn thành và mở 20 trình duyệt cùng lúc thì bạn sẽ không tận dụng được tối đa thời gian của mình. Bạn sẽ trở nên xao nhãng và nhảy việc qua lại từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác.

Vì vậy, bạn nên phân chia cụ thể bạn cần làm gì với thời gian của bạn. Tự nói với bản thân chính xác những gì bạn sẽ làm trong nửa giờ đầu tiên. Cứ như vậy với khoảng thời gian tiếp theo. Một khi bạn dừng việc dành sự tập trung của mình cho nhiều việc và bắt đầu phân chia thời gian của mình một cách hợp lý, năng suất của bạn sẽ tăng vọt đấy.

4. Chỉ trông cậy vào trí nhớ

Tôi đã phải lĩnh hội bài học này một cách thật khó khăn.

Khi tôi còn trẻ, tôi thường tự nhủ với bản thân: “Ồ, mình sẽ ghi nhớ điều này, chả có vấn đề gì cả.” Tất nhiên, tôi sẽ quên nó ngay và bỏ lỡ hạn chót nộp bài, cuộc gọi hay bất cứ thứ gì mà tôi cần làm. Tôi đã tạo ra sai lầm trước khi tôi kịp hiểu ra, nhưng hôm nay, tôi đã ghi mọi thứ vào danh sách việc cần làm hoặc trên lịch.

Việc ghi lại những việc bạn cần làm, đặt lời nhắc và tham khảo lại lịch trình sẽ làm cho một ngày của bạn trôi qua dễ dàng hơn rất nhiều. Những lời nhắc nhở sẽ giúp bạn không bị phân tâm hay đi lạc vào vùng đất của sự mất năng suất.

5. Ưu tiên mong muốn hơn nhu cầu 

Điều quan trọng nhất của năng suất là kỷ luật tự giác.

Nó có nghĩa là nếu bạn đang đi du lịch nhưng vẫn cần hoàn thành công việc thì bạn sẽ làm việc trên máy bay thay vì xem một bộ phim. Hay khi bạn nghỉ ngơi thì trước đó, bạn phải hoàn thành tất cả công việc của mình trước, sau đó mới tính đến việc đi biển.

Tôi biết việc ưu tiên những điều bạn không muốn làm thực sự rất khó khăn. Nhưng bất cứ khi nào tôi cảm thấy muốn trì hoãn một công việc mà tôi không hề mong muốn làm nó, tôi sẽ nghĩ đến câu trích dẫn yêu thích của tôi từ cuốn sách “The Hard Thing About Hard Things”, đó là: “Nếu bạn định ăn phân thì đừng gặm nhấm nó.”

Hãy làm những gì bạn phải làm và cứ tiếp tục như thế. Gạt bỏ hết tất cả những công việc không thoải mái để tập trung và làm việc tiếp theo. Đừng lo lắng, cả thế giới sẽ đợi cho đến khi bạn hoàn thành công việc. Mọi người vẫn sẽ đăng bài lên mạng xã hội khi bạn đang hoàn thành công việc của mình. Chu kỳ tin tức vẫn sẽ tiếp diễn. Và bãi biển vẫn ở nguyên chỗ cũ chứ không đi đâu cả.

Một khi bạn nhận ra bí mật này và bắt đầu loại bỏ những thứ khiến bạn xao nhãng để trở nên năng suất hơn, bạn không chỉ đang đơn giản tạo nhiều không gian trong cuộc sống của mình hơn cho công việc đâu. Bạn còn tạo thêm thời gian để làm những thứ mà bạn thực sự mong muốn nữa.

————————————————————

Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!

• Nguồn: theladders.com
• Người dịch: Hồ Quỳnh Trang – Nguồn iVolunteer Vietnam”

Shortlink: https://icoursevietnam.com?p=4782