Có bao giờ bạn nghĩ bạn đã hoàn thành rất nhiều mục trong “to-do list” tưởng chừng như vô tận của mình, nhưng đến cuối ngày lại cảm thấy bản thân không mấy tiến bộ?

Kế hoạch marketing của bạn lại bị bỏ dở. Thời gian dành cho bản thân bị hoãn đến tận tuần sau. Ý tưởng mới bạn đang ấp ủ phải dời lại cho đến khi cuộc sống thư thả hơn.

Bạn có quá nhiều việc phải làm nhưng lại không biết nên làm việc nào. Trong thế giới này, nơi mà chúng ta đặt nặng về số lượng – ý tưởng, công việc, hành động – tại sao không thử thay đổi bằng cách lựa chọn ít công việc lại, chỉ tập trung năng lượng vào những thứ cần thiết?

Có một cách để bạn lấy lại cân bằng. Bạn sẽ phải cân nhắc xem đâu là việc quan trọng nhất. Bạn cần phải bỏ một vài thói quen. Bạn phải sắp xếp các công việc ưu tiên thay vì làm mọi thứ một cách ngẫu nhiên.

Qua bài đọc này, bạn sẽ biết cách xoay sở khi gặp phải tình huống có quá nhiều việc cần phải làm. Quan trọng nhất, bạn sẽ lấy lại được sự minh mẫn của tâm trí, đồng thời có khả năng làm những công việc quan trọng đối với bạn.

1. Vứt bỏ những thứ không cần thiết

Khi bạn đọc những dòng này, chắc hẳn đang có rất nhiều đống ngổn ngang – cả về vật chất, tinh thần, và cảm xúc – đang cuốn nguồn năng lượng quý giá của bạn ra khỏi những việc quan trọng bằng nhiều cách khác nhau.

Không gian làm việc khiến bạn khó tập trung. Lịch làm việc có những cuộc họp định kỳ đã trôi qua từ lâu. Bạn không tham dự được, và điều đó khiến bạn cảm thấy lo lắng. Hay nói cách khác, mức độ phát triển của bạn bắt đầu từ những phép trừ.

Chúng ta có xu hướng đánh giá quá cao những việc cần làm trong khi lại đnahs giá quá thấp lượng thời gian và năng lượng cần có để làm chúng. Các nhà khoa học gọi đây là lỗi lập kế hoạch (planning fallacy). Kết quả là khi chúng ta làm việc quá nhiều, chúng ta sẽ càng thấy mệt mỏi và thất vọng.

• Thay vào đó, hãy vứt bỏ một số thứ kể từ bây giờ:
• Quyên góp quần áo cũ
• Dọn dẹp phòng ốc
• Thông báo với bạn bè rằng bạn sẽ nghỉ ngơi một thời gian
• Xem qua lịch trình của bạn và lược bỏ những công việc tốn thời gian, công sức, và sự chú ý không cần thiết

Trong khi nhiều chuyên gia về hiệu suất sẽ cố nhồi nhét các hoạt động, thói quen mới vào lịch trình của bạn, bạn sẽ làm điều ngược lại. Bằng cách vứt bỏ những thứ đó ra khỏi cuộc đời bạn, bạn sẽ tạo nhiều khoảng trống hơn để thư giãn và làm những việc quan trọng. Với góc nhìn mới mẻ này, bạn có thể nhận ra việc nào là quan trọng rồi đấy.

2. Xác định 3 công việc quan trọng nhất

Chúng ta có xu hướng đánh giá quá cao những ý tưởng mới, dự án mới, bởi chúng thường giúp cơ thể tiết ra dopamine khiến chúng ta vui vẻ, phấn khích. Nếu chúng ta không biết ưu tiên công việc, chúng ta sẽ lâm vào tình trạng ôm đồm quá mức.

• Chiến dịch marketing mới sẽ nhân đôi lợi nhuận, không thể bỏ lỡ
• Podcast chúng ta định cho ra lò sẽ tạo tiếng vang trong giới chuyên gia
• Có cơ hội được cộng tác với người chúng ta luôn ngưỡng mộ

Như lỗi lập kế hoạch đã nhắc ở trên, chúng ta thường nói lời đồng ý quá nhiều trong cùng một lúc, dẫn đến tình trạng năng lượng cạn kiệt và phải tập trung vào quá nhiều thứ.

Thay vào đó, hãy tối giản hóa cuộc đời, công việc của bạn. Hãy chọn 1,2, hoặc 3 việc quan trọng trong đống việc cần làm. Những công việc này thường không quá khẩn cấp, nhưng có tầm quan trọng trong việc định hướng một số khía cạnh trong cuộc đời bạn. Chúng không phải là những nhiệm vụ vô ích, những điều phán đoán ngẫu nhiên, hay là những công việc giả tạo. Chúng quá quan hệ mật thiết đến mục tiêu lớn của bạn.

Nếu bạn gặp khó khăn trong việc xác định “3 việc lớn” đó, hãy viết ít nhất 15-20 công việc cần làm. Sau đó hãy nhìn lại và chọn ra những việc quan trọng nhất.

Cứ như thế, bạn có thể ra quyết định bằng cách đặt câu hỏi: liệu công việc, cuộc họp, hay hành động tiếp theo có được xem là việc cần ưu tiên hay không?

Điều này sẽ giúp bạn quyết định chính xác và nhanh hơn, lập nên những giới hạn, kiểm soát những việc quan trọng. Khi đó, bạn sẽ bắt đầu một ngày mới thật hiệu quả, với những công việc cố định.

3. Một ngày thành công chỉ cần 1% tiến bộ

Ý nghĩ thông thường của xã hội về phát triển bản thân đã gây ra những nhận định sai lầm – một giả tưởng rằng mỗi ngày đều phải là một ngày thành công rực rỡ. Với tinh thần hấp tấp và động lực dồi dào, bạn sẽ nghĩ câu chuyện này là đúng. Tuy nhiên, thành công bền vững thì đến từ những công việc cố định và kết hợp trong thời gian dài.

Quy tắc 1% từ triết học Nhật Bản – Kaizen, được định nghĩa là sự phát triển vững chắc, liên tục. Áp dụng quy tắc này, bạn sẽ biến những tiến bộ hàng ngày thành một thói quen, và dần dần nó sẽ trở thành động lực lớn nhất để thúc đẩy bạn.

Giáo sư đại học Harvard Teresa Amabile và nhà tâm lý học Steven Kramer đã nghiên cứu về việc tại sao mọi người thường có động lực hơn ở nơi làm việc. Bằng cách phân tích 12.000 bài nhật ký để theo dõi cảm xúc thay đổi trọng ngày, họ đi đến kết luận rằng: không phải tiền bạc, sự an toàn, hay sự chấp thuận. Chính sự tiến bộ mới là thứ quan trọng hơn tất cả.

Để làm rõ khái niệm “nguyên tắc tiến bộ” (progress principle), hãy chia nhỏ các công việc ưu tiên thành những bước nhỏ nhất có thể.

Ví dụ:

• Thay vì “tạo ra kế hoạch marketing”, hãy bắt đầu với việc đầu tiên – nghĩ ra ý tưởng marketing trong vòng 20 phút.
• Thay vì “khởi chạy website”, hãy hoàn thiện bản nháp trang web ở mục “About me”.
• Thay vì “xây dựng doanh nghiệp”, hãy cố gắng hoàn thành 3 cuộc gọi sale trong bất kì ngày nào trong tuần.

Sự tiến bộ sẽ làm tiết ra dopamine trong não bộ, làm con người cảm thấy có động lực, và quá trình đó cứ lặp đi lặp lại. 1% hôm nay và ngày mai sẽ tích tụ lại, cho đến một lúc mức độ phát triển của bạn sẽ tăng theo cấp số nhân. Để thực hiện công việc này một cách kiên trì, bạn cần phải hạ thấp yêu cầu để bắt đầu của bản thân.

4. Hạ thấp yêu cầu bản thân tự đặt ra để bắt đầu

Chúng ta đều đã từng nhìn chằm chằm vào con trỏ chuột, ngồi trong quán cà phê, dự định làm một việc quan trọng, nhưng nhận ra đã 55 phút trôi qua mà vẫn chưa đâu vào đâu.

Tại sao lại như vậy? Bắt đầu là công đoạn khó khăn nhất, và nó còn khó hơn rất nhiều khi bạn có quá nhiều thứ để làm. Cho dù đó là công việc hàng ngày hay là công việc ưu tiên, sự trì hoãn luôn ở mức độ cao nhất khi bạn bắt đầu.

Các nhà tâm lý học gọi đây là năng lượng kích hoạt (activation energy), một thuật ngữ mượn từ hóa học để chỉ các chất hóa học thay đổi ở những điều kiện khác nhau.

Hay nói cách khác, đây là mức năng lượng bạn cần tiêu tốn để chuyển từ việc nghĩ sang việc làm. Nếu lượng công việc càng nhiều, bạn sẽ càng trì hoãn để bắt đầu, và có khi là trì hoãn mãi mãi.

Thay vào đó, hãy tự lừa bản thân mình:

• Thay vì làm 45 phút, hãy cố làm được 10 phút.
• Thay vì chạy 3 dặm, hãy cố chạy 2 vòng.
• Thay vì lau nhà, hãy cố sắp xếp tủ quần áo cho xong.

Bằng cách hạ thấp những mức tiêu chuẩn như vậy, bạn sẽ gỡ bro áp lực lên bản thân. Và bạn sẽ thấy, khi bạn bắt đầu, sẽ rất dễ dàng để tiếp tục công việc đó.

5. Biết cách nói từ chối thường xuyên hơn

Các quyết định của bạn không tự nhiên mà có. Bạn đồng ý lời mời đi uống cà phê buổi sáng, tức là bạn đã từ chối một buổi làm việc của mình. Chúng ta có xu hướng nói đồng ý mà không nghĩ đến kết cục của nó, cho đến khi chúng ta bị mắc kẹt giữa một cuộc gặp mặt và một cuộc họp Zoom chúng ta không hề muốn tham dự. 

Tuy nhiên, từ quan trọng nhất bạn cần dùng để không ôm đồm quá nhiều công việc là nói “không”.

Đây là 2 câu hỏi cần hỏi chính mình khi bạn nhận một lời đề nghị hoặc một cơ hội:

Nếu nó diễn ra vào sáng mai, liệu mình còn đồng ý hay không? Chúng ta thường đồng ý những việc sẽ xảy ra trong tương lai xa như vài tuần hay vài tháng.

Nếu mình đồng ý, mình sẽ từ chối những việc gì, và liệu nó có đáng không? Câu hỏi đơn giản này sẽ giúp bạn nhận ra cái giá của việc đồng ý/từ chối.

Từ chối mang ý nghĩa rõ ràng. Nó xóa bỏ những sự lặp lại không hồi kết trong đầu chúng ta. Quan trọng nhất, nó cho chúng ta thời gian, năng lượng để hoàn thành những việc quan trọng.

Dĩ nhiên, điều này không có nghĩa là bạn sẽ bỏ qua những khoảnh khắc bạn muốn thư giãn, tìm kiếm niềm vui. Chỉ là, bạn sẽ làm điều đó với sự suy xét nhất định. Nếu không, bạn sẽ nói đồng ý với tất cả mọi người.

Thay vào đó, nói đồng ý với bản thân mình trước. Nói đồng ý với mục tiêu của mình. Nói đồng ý với việc ưu tiên của mình. Nói đồng ý với thời gian dành cho bản thân trước khi đồng ý sự nhờ vả từ người khác.

6. Ngưng tỏ ra bận rộn

Xu hướng tỏ ra bận rộn tiêu tốn rất nhiều năng lượng của bạn và khiến bạn trở nên mệt mỏi, khó phát triển, và cảm giác kiệt sức. Sự bận rộn hiện nay đã trở thành một chỉ tiêu để đánh giá trong xã hội – cho thấy rằng bạn là người quan trọng. Điều đó có nghĩa là có nhiều việc để giải quyết là một điều đáng tự hào.

Tuy nhiên, liệu việc bận rộn có thật sự hiệu quả? Nếu trong một thời gian dài, sự bận rộn sẽ dẫn đến quá sức, sao nhãng, và sử dụng mạng xã hội quá nhiều. Từ bỏ sự bận rộn là một hành động can đảm, và nó đến từ tiếng nói của bạn.

Nghiên cứu cho rằng ngôn ngữ cho phép chúng ta nhìn thấy niềm tin của một xã hội. Nếu chúng ta tin rằng chúng ta bận rộn và không có thời gian, chúng ta sẽ càng dễ trì hoãn và phá hỏng những việc quan trọng.

Nếu bạn muốn nói với cả thế giới bạn bận rộn như thế nào, và cuộc sống hối hả như thế nào, thì hãy nên kiềm chế bản thân lại. Thay đổi ngôn ngữ, dùng các từ như ưu tiên, tập trung, cống hiến – và cảm nhận sự thay đổi về mặt cảm xúc trong bạn.

7. Tự tán dương bản thân mỗi ngày

Bạn là người tệ nhất trong việc công nhận sự phát triển của bản thân trên thế giới này đấy. Nghe hơi cực đoan, nhưng tôi vẫn tự tin nói được điều đó, vì tôi cũng như thế mà. Tất cả chúng ta đều thế. Chúng ta tập trung quá nhiều vào những thứ không mang lại hiệu quả và khoảng cách giữa hiện tại là tương lai.

Hơn nữa, chúng ta thường xem thường những mục tiêu chúng ta đã cố gắng rất nhiều để đạt được. Khi đạt được thành công, chúng ta nhanh chóng gạt nó sang một bên và nhanh chóng đi đến mục tiêu tiếp theo.

Đã đến lúc dừng lại và tự tán dương bản thân vì ít nhất đã cố gắng từng ngày. Nó không cần phải là những sự kiện lớn lao, chỉ cần là những điều nho nhỏ bạn làm hàng ngày. Điều này sẽ giúp bạn giải tỏa khi bạn có quá nhiều việc cần làm.

Nếu bạn muốn đào sâu vào vấn đề này, hãy xác định các nguyên liệu bạn có để đạt được thành công đó.

Ví dụ:

• Bạn thành công vì đã đến làm việc sớm, bạn là người có tính nguyên tắc.
• Bạn thành công trong việc nói chuyện nghiêm túc với một người, bạn là người có sự thành thật.
• Bàn thành công trong việc xuất bản một thứ gì đó, bạn là người có lòng can đảm.

Tại sao chuyện này lại quan trọng?

Ăn mừng những thành công nho nhỏ của bạn sẽ tăng thêm động lực cho bản thân và cho công việc. Bằng cách viết những thứ đó xuống, bạn sẽ nhận ra bạn trưởng thành hơn chừng nào và áp dụng những giá trị đó vào thành công tiếp theo.

Đã đến lúc ngưng ôm đồm công việc

Chúng ta đều cảm thấy quá nhiều việc tại một thời điểm nào đó – và mọi chuyện sẽ phát triển theo hướng tồi tệ hơn, không phải tốt hơn. Sẽ có nhiều công việc hơn nữa. Sẽ có nhiều mạng xã hội để đăng bài hay bình luận. Những thứ thu hút sự chú ý của chúng ta sẽ không bao giờ giảm.

Sự thật là nếu bạn không nắm quyền kiểm soát ngay bây giờ, mọi chuyện sẽ càng tệ đi. Nhưng vẫn có cách giải quyết đó chứ.

• Bạn có thể vứt bỏ những thứ không cần thiết mỗi ngày.
• Bạn có thể lựa chọn những việc quan trọng để làm.
• Bạn có thể từ bỏ sự bận rộn.

Khi bạn làm như vậy, bạn sẽ có nhiều thành công và sự trưởng thành hơn qua từng ngày. Bạn sẽ biết cách xây dựng giới hạn và tránh được sự sao nhãng.

Nhưng tuyệt vời nhất, bạn có thể kết thúc một ngày và biết rằng mình đang phát triển theo chiều hướng tốt hơn. Không có thứ gì có thể quan trọng hơn sự tiến bộ.

• Tác giả: Tommy Baker
• Đọc bài đầy đủ bài viết gốc tại link: https://www.lifehack.org/887335/too-much-on-my-plate
• Dịch giả: Hương Ly
• Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là: “Dịch giả Hương Ly – Nguồn: iCourse Vietnam”

Shortlink: https://icoursevietnam.com?p=1077