Mấy năm qua, tôi thầm lặng làm người cố vấn (mentor) cho nhiều bạn trẻ xin học bổng thạc sĩ của chính phủ các nước phát triển. Vì thế, tôi có cơ hội đọc, góp ý, và chỉnh sửa nhiều bài luận xin học bổng (Statement of Purpose). Tôi nhận thấy một vấn đề chung của nhiều bài luận là thiếu sự rõ ràng và rành mạch. Nói một cách khác, viết rõ ràng là một kỹ năng mà nhiều người trong chúng ta còn thiếu và cần phải cải thiện.    

👉Vậy viết rõ ràng (write clearly) là gì? Và vì sao viết rõ ràng rất quan trọng?

Để thành công trong giao tiếp thông qua văn bản viết, bạn cần thu hút sự chú ý và tập trung của người đọc. Độc giả của bạn cần hiểu được ý bạn muốn truyền tải một cách dễ dàng nhất có thể. Nếu bài luận của bạn khó theo dõi, không rõ ràng, người đọc có thể mất hứng và kiên nhẫn….và thế là bộ hồ sơ của bạn sẽ bị gạt sang một bên. Có rất nhiều kỹ thuật để viết một cách rõ ràng và rành mạch như dùng từ ngữ/mẫu câu ngắn đơn giản, không viết vòng vo mà viết thẳng vào ý mình muốn truyền đạt, dùng câu chủ động thay vì câu bị động, tránh dùng quá nhiều từ chuyên ngành, vân vân và vân vân. Tuy nhiên, tôi nhận ra, ngay cả đối với nhiều bạn có vốn tiếng Anh rất tốt, viết rõ ràng và rành mạch vẫn có thể là một thách thức. Vì sao vậy?

💡Thiếu sự chú ý đến độc giả khi viết

Bài viết này sẽ tập trung vào một khía cạnh khác. Đó là, phần lớn các bài viết thiếu sự rõ ràng, vì người viết không đặt mình vào vị trí độc giả (hay chính là hội đồng tuyển chọn) khi viết bài luận. (Những kỹ thuật khác như cách dùng từ, mẫu câu, vân vân đã có nhiều người viết rồi, nên trong bài viết này tôi sẽ không đề cập đến nữa!)

Để viết được một bài luận một cách rõ ràng, khi viết, ta phải luôn nghĩ về độc giả, phải luôn đặt mình vào vị trí của độc giả, và tự hỏi, “Có điều gì trong câu này, đoạn này khiến người đọc không hiểu hoặc hiểu sai ý mình không?”. Có thể bạn đang nghĩ, “Tại sao tôi phải đặt mình vào vị trí của độc giả khi bài luận là….về chính bản thân tôi? Tôi viết về tôi cơ mà, sao tôi phải quan tâm đến ai chứ”. Thật ra, chính vì viết về bản thân mình nên ta càng phải nghĩ về độc giả khi viết. Ta không muốn độc giả không hiểu, hiểu không đầy đủ, hoặc hiểu sai về con người ta muốn xây dựng trong bài luận. Ta muốn chắc chắn rằng, nếu một hoạt động ngoại khoá hoặc một kinh nghiệm nào đó đã có đóng góp quan trọng vào sự phát triển cá nhân ta, người đọc cũng phải cảm nhận được chính xác tầm quan trọng ấy. Ta muốn chắc chắn rằng, nếu ta muốn xây dựng hình ảnh một ứng cử viên cầu tiến, chăm chỉ, thông minh, chuyên nghiệp, thì hội đồng tuyển chọn cũng phải nhìn rõ được những phẩm chất ấy trong bài luận. 

👉Tại sao nhiều người viết không nghĩ về độc giả khi viết?

Những bài luận thiếu sự rõ ràng phần lớn là do người viết giả định (có thể vô thức) rằng: Độc giả (hay chính là hội đồng tuyển chọn) biết và hiểu rõ về những thứ quen thuộc đối với ta như hệ thống giáo dục, chính trị, công việc, và chuyên môn của ta. Và vì cho rằng, người đọc cũng hiểu biết về thế giới của ta, nên ta thường không cố gắng giải thích thêm, đưa thêm ví dụ/bằng chứng để minh hoạ cho ý mình muốn viết (vì nghĩ rằng, họ sẽ ngầm hiểu thôi!)

Thật ra, điều này là hoàn toàn dễ hiểu. Chúng ta đều sống trong thế giới của riêng mình (trường học, gia đình, công ty, vân vân), và cho rằng thế giới ngoài kia cũng không khác thế giới của ta lắm. Trên thực tế, những người thật sự quen thuộc với thế giới của ta lại rất ít (chỉ số ít người ta tiếp xúc thường xuyên mà thôi!)

Vì vậy, khi viết luận xin học bổng, ta hãy luôn nghĩ rằng: Hội đồng tuyển chọn (độc giả của ta) sống ở một thế giới rất khác ta, họ có thể có trình độ giáo dục, phông nền văn hoá, xã hội, chính trị, và các giá trị cuộc sống hoàn toàn khác ta. Hội đồng tuyển chọn không hiểu chút gì về thế giới của ta. Theo tôi, đây là một giả định an toàn! 

Ví dụ, các bài luận xin học bổng thạc sỹ Chevening của chính phủ Anh được đọc và nhận xét bởi một hội đồng độc lập, sống ở London. Và như tôi được biết họ được thuê ngắn hạn để làm công việc này. Bạn nghĩ, “những độc giả” này hiểu bao nhiêu về Việt Nam, về ngôi trường bạn học, về hệ thống giáo dục của bạn, về công việc của bạn, vân vân và vân vân?

Nghĩ rằng hội đồng tuyển chọn không hiểu gì về thế giới của bạn, giúp bạn viết bài luận một cách rõ ràng như thế nào?

📌Thứ nhất, tâm thế này sẽ giúp bạn tìm cách làm nổi rõ những hoạt động, kinh nghiệm, trải nghiệm quan trọng đối với bạn.

Một lần, tôi đọc được một bài luận, mà người viết rất tự hào vì được bầu chọn làm bí thư đoàn trường (dịch sang tiếng Anh là Secretary of the Communist Youth Union of University X) khi còn là sinh viên Đại học. Tôi mới góp ý rằng, không nên dùng từ “bí thư”, hoặc nếu có dùng thì phải giải thích nó có ý nghĩa gì, em nhất quyết không thay đổi, vì “thành tựu này rất quan trọng với em”.

Tôi mới hỏi em, thế em nghĩ người đọc bài của em có hiểu được tầm quan trọng của vị trí ấy không. Em nghĩ họ hiểu về hệ thống trường lớp, hệ thống chính trị của ta thế nào? Những người đọc bài của em chắc chắn sống ở một hệ thống rất khác. Trong trường hợp này, để độc giả cũng cảm nhận được thành tựu của em, thì em có thể xem xét dùng cụm từ “A leader of the Youth Organization/Union of University X”, kèm theo một, hai câu giải thích để lên được vị trí đó thì em phải có những kỹ năng, phẩm chất, và thành tích gì trong học tập. Lưu ý, hãy nhấn mạnh những kỹ năng, phẩm chất mà học bổng cần. 

Tôi thường bật cười khi các em chia sẻ trong bài luận, “Tôi tốt nghiệp ở trường Đại học X, trường ĐH số 1/tốt nhất/chất lượng nhất ở Việt Nam”. Và dừng lại ở đó. Bạn nghĩ người đọc biết và đánh giá hệ thống giáo dục của nước ta cao đến đâu để mà phải thốt lên “wow” khi biết bạn đến từ trường Đại học tốt nhất? Câu này còn bắt người đọc tự suy ra là: (1) vì người viết học ở trường ĐH tốt nhất, nên em chắc chắn sẽ có được những kỹ năng và phẩm chất mà học bổng đang tìm kiếm; (2) và một sinh viên học ở trường tốt nhất, thì đương nhiên….cũng là ứng cử viên xứng đáng được chọn nhất.

Thật ra, câu trên không có thông tin gì có lợi cho bản thân người viết, vì đơn giản là nó không chứa thông tin gì, ngoại trừ cho người đọc biết bạn tốt nghiệp trường nào. Khi viết luận nên tránh những tính từ “rỗng” như tốt nhất, chất lượng nhất, vì người đọc có thể có khái niệm về một “trường Đại học tốt nhất” rất khác của ta. 

Trong trường hợp này, chỉ cần nói là bạn tốt nghiệp trường ĐH X chuyên ngành Y. Sau đó nhấn mạnh, bạn đã học được những kỹ năng, kiến thức, và những phẩm chất mà học bổng cần như thế nào.

Tôi thường khuyên các em, khi soát lại bài, hãy đọc kỹ từng câu và hỏi: Liệu câu này có cung cấp giá trị gì cho cả đoạn, cả bài không? Liệu độc giả có hiểu đúng ý mình muốn nói hay không?

📌Thứ hai, luôn nghĩ về độc giả khi viết sẽ giúp ta làm nổi bật những trải nghiệm thú vị nhưng lạ đối với người ngoài.

Tôi có cơ hội làm việc với nhiều bạn trẻ đang tham gia những công việc rất thú vị, nhưng bài luận của các bạn lại không làm nổi bật được sự thú vị đó. Lý do là vì phần lớn các bạn chỉ…nêu tên công việc, vị trí, hoặc các hoạt động liên quan mà không giải thích thêm. 

Một em chia sẻ với tôi những hoạt động “community mapping” rất hay và ý nghĩa. Ấy thế nhưng trên bài luận, khi nhắc đến hoạt động này, em chỉ viết “community mapping”, thế thôi. Tôi cá là người đọc bài luận sẽ không hiểu, hiểu rất ít, hoặc thậm chí chưa bao giờ nghe đến công việc này. Để giúp độc giả hiểu hoạt động này thú vị thế nào, em cần phải có thêm một vài câu giải thích đi kèm. 

Hoặc, có nhiều bài luận dùng rất nhiều từ chuyên ngành mà chỉ những người làm cùng ngành mới hiểu. Ta cần hiểu rằng, ta làm công việc của mình hàng ngày, và thường xuyên tiếp xúc với những người giống ta, nên ta có cảm giác ai ai cũng hiểu việc ta đang làm, và hiểu những từ ngữ chuyên môn ấy. Thực tế, thế giới rất rộng lớn, và số lượng người không hiểu gì về chuyên ngành và công việc của ta nhiều hơn số người hiểu rất rất nhiều. Và độc giả đọc bài luận của bạn, tiếc thay, lại thuộc trường hợp thứ nhất!

Lời khuyên mà tôi muốn dành cho bạn bạn, trước khi kết bài là sau khi hoàn thành bài luận, hãy gửi cho bạn bè đọc và nhận xét. Đừng nhờ những người sống trong thế giới của bạn- những người cùng công ty, học cùng chuyên ngành, những người hiểu rõ bạn đang làm gì. Hãy gửi cho những người rất rất khác bạn, những người mà chẳng biết chút gì về công việc, chuyên môn, và kinh nghiệm của bạn.

Hãy hỏi họ những câu hỏi sau: “Sau khi đọc bài của mình, (1) có đoạn nào cậu thấy không rõ ràng không? (2) có cụm từ nào/ ý nào mình cần làm rõ và giải thích thêm không?, và (3) mình muốn xây dựng hình ảnh một ứng cử viên (ví dụ) chuyên nghiệp, cầu tiến, ham học hỏi…cậu có thấy mình hiện ra như vậy qua bài viết không?”

Cảm ơn bạn đã ghé đọc blog! Chúc bạn xin học bổng vui và may mắn 

Trương Thanh Mai 

——————————————————————————

• Tác giả: Trương Thanh Mai 
• Link bài viết gốc TẠI ĐÂY.

Chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng hữu ích. Mong rằng sau khi đọc bài viết này, bạn đọc sẽ biết được cách thức viết bài luận xin học bổng thành công.

Shortlink: https://icoursevietnam.com?p=3929