Trong quản trị năng suất có một số mẹo hoặc thủ thuật giúp bạn quản lý thời gian của mình: danh sách việc cần làm, Kỹ thuật Pomodoro, Định luật Parkinson … Tất cả đều là những chiến lược tuyệt vời theo cách riêng của chúng, nhưng một chiến lược đứng trên tất cả những chiến lược khác: Quy tắc 80 20.Chiến lược này đã được sử dụng nhiều nhất và được coi là hữu ích nhất trong việc phát triển quản lý thời gian và các khái niệm khác trong cuộc sống.Vậy quy tắc này có gì đặc biệt? Nó mang lại cho bạn thành công như thế nào và bạn sử dụng nó ra sao? Cùng khám phá nhé!

 Quy tắc 80 20 là gì?

Nhiều người coi quy tắc này là quy tắc 80 20, tuy nhiên tên chính thống của nó là: Nguyên tắc Pareto. Nguyên tắc này được đặt theo tên người sáng lập ra nó, nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto, vào năm 1895. Pareto nhận thấy người trong xã hội được chia thành hai loại:

• “Số ít quan trọng”, bao gồm top 20% liên quan đến tiền bạc và tầm ảnh hưởng.
• “Phần nhiều tầm thường”, nói cách khác là 80% dưới cùng.

Khi nghiên cứu sâu hơn về vấn đề này, ông ấy phát hiện ra rằng sự phân chia đó không chỉ áp dụng cho tiền bạc và tầm ảnh hưởng mà còn ở các lĩnh vực khác. Hầu như tất cả các hoạt động kinh tế đều được nghiệm đúng.Ông xét thấy 80% tài sản của Ý vào thời điểm đó thuộc quyền sở hữu của chỉ 20% dân số.

Kể từ khi phát triển quy tắc Pareto, loài người đã sử dụng tỷ lệ đặc biệt này trong mọi tình huống. Ngay cả khi không phải lúc nào nó cũng chuẩn xác, quy tắc trên vẫn được áp dụng trong nhiều ngành và trong cuộc sống. Ví dụ:

• 20% đại diện thương mại tạo ra 80% tổng doanh số.
• 20% khách hàng chiếm 80% tổng lợi nhuận.
• 80% doanh thu đến từ 20% lao động.

Dù bằng cách nào, chắc chắn bạn cũng có thể tổng hợp lý do tại sao mọi người gọi đây là quy tắc 80 20 thay vì Nguyên tắc của Pareto.

Bạn có thể áp dụng quy tắc này vào việc sử dụng thời gian của bản thân. Để hiệu quả, mục tiêu rất đơn giản.

Bạn cần thiết lập nó theo cách mà 20% đầu vào sẽ tạo ra 80% thành quả.

Nói cách khác, 20% thời gian mà bạn dành cho các công việc trong một lĩnh vực nhất định sẽ mang lại 80% kết quả.

 Quy tắc 80 20 hoạt động như thế nào?

 Để giải thích rõ nhất điều này, hãy hình dung một chút.

Để hiểu hơn, hãy hình dung như thế này:

• Mọi nhân viên sẽ đóng góp công sức như nhau cho công việc
• Mọi tính năng được phát hành cho một ứng dụng hoặc sản phẩm sẽ được người dùng yêu thích như nhau.
• Mỗi ý tưởng kinh doanh mà bạn đưa ra sẽ thành công.

Trong trường hợp đó, việc lập kế hoạch sẽ trở nên dễ dàng. Sẽ không cần phải phân tích bất cứ điều gì miễn là bạn nỗ lực.

Nhưng đó không phải là thực tế.

Đúng, nỗ lực chắc chắn là một yếu tố, nhưng điều mà nguyên tắc 80 20 nói là mọi thứ đều không bình đẳng. Đầu tư vào 10 công ty mới thành lập và bạn sẽ thấy chỉ một số ít sẽ vượt qua năm thứ hai và thành công lớn. Bạn đang ở trong một nhóm 5 người và sẽ có 1 người làm nhiều việc hơn những người khác.

Chúng ta ước cuộc sống luôn là 1:1 về đầu vào và đầu ra, nhưng điều đó không chính xác. Nắm được điểm này là chìa khóa để hiểu quy tắc 80 20 thực sự hoạt động như thế nào.

Vậy nó thực sự hoạt động như thế nào?

Vấn đề là làm sao để chú trọng vào những gì có lợi nhất chỉ với một lượng thời gian hạn chế.

Quay trở lại một số ví dụ đã trình bày ở trên, hãy xem xét điều này:

• Nếu hai công ty khởi nghiệp mà bạn đầu tư đang thành công lớn, hãy tập trung vào việc tác động trực tiếp hơn và xem liệu bạn có thể giúp họ thịnh vượng hơn không.
• Nếu 20% đại diện thương mại mang lại cho bạn 80% doanh số, hãy tập trung vào việc khen thưởng những người đó và giữ cho họ tinh thần phấn chấn và có động lực.

Những tình huống này có thể diễn ra liên tục, nhưng ý tưởng là đặt nỗ lực của bạn vào 20% thực sự tạo ra sự khác biệt trong cuộc sống. Một thuật ngữ khác mà bạn nên biết là ích lợi cận biên giảm dần.

Pareto không nghĩ ra điều này, nhưng quy luật này như sau: với mỗi giờ lao động tăng thêm, ích lợi mà bạn nhận thêm được ngày càng có xu hướng giảm dần.

Cuối cùng, bạn sẽ đạt đến điểm mà bạn sẽ dành nhiều thời gian cho những tiểu tiết không quan trọng, tương tự như chủ nghĩa hoàn hảo.

Vì vậy, trước khi đạt điểm tới hạn, tập trung vào những chi tiết quan trọng nhất, từ gia đình và các mối quan hệ đến công việc hoặc doanh nghiệp của bạn. Ưu tiên các hoạt động sẽ thúc đẩy bạn tiến lên nhiều nhất và thận trọng với việc bỏ thêm thời gian, công sức vào các nhiệm vụ đó sau này.

Cách tận dụng Quy tắc 80 20

Vậy khi bạn đã hiểu về quy tắc 80 20 cũng như cách thức hoạt động của nó thì tiếp đến, làm sao để tận dụng quy tắc này một cách hiệu quả?

Quy tắc này có thể được áp dụng với mọi phương thức, tùy thuộc lĩnh vực của mỗi người.

Ví dụ: bạn có thể áp dụng quy tắc này để thiết lập mục tiêu, đã được trình bày bởi Brian Tracy trong video sau: https://bit.ly/3jlnzlp

Hoặc bạn cũng có thể vận dụng nó trong quản trị năng suất nói chung được giải thích trong bài viết này: https://bit.ly/3CdCNlp

Cốt lõi của quy tắc này là nó buộc chúng ta phải tự hỏi bản thân những câu hỏi mà chúng ta không cân nhắc đến. Nó giúp chúng ta đặt trọng tâm vào đúng chỗ liên quan đến mọi điều trong cuộc sống.

Tóm lại, quy tắc 80 20 giúp chúng ta chịu trách nhiệm về cuộc sống của mình, đặt ra mục tiêu và ước mơ của bản thân. Với nhận định trên, đây là một số điều bạn có thể xem xét liên quan đến quy tắc này.

1. Tập trung vào các nhiệm vụ lớn trước tiên

Mặc dù đây là bản chất của quy tắc 80 20, nó vẫn đáng được đề cập. Tại sao? Bởi rất nhiều người trong chúng ta cảm thấy bị đe dọa bởi nhiệm vụ lớn nhất. Theo bản năng, ta thường trốn tránh nó và chọn những nhiệm vụ nhỏ hơn trước.

Nghĩ rằng nếu hoàn thành đủ các nhiệm vụ nhỏ, chúng ta sẽ cảm thấy có động lực để hoàn thành nhiệm vụ thực sự lớn ấy sau này. Nhưng đó là niềm hy vọng thực sự sai lầm.

Sau khi hoàn thành nhiều nhiệm vụ nhỏ, chúng ta cảm thấy kiệt sức hoặc tự nhủ mình sẽ làm việc này vào ngày hôm sau.

Thay vì làm tất cả những điều đó, hãy chấp nhận thử thách và giải quyết nhiệm vụ lớn nhất trước.

Nếu bạn cần trợ giúp về việc sắp xếp thứ tự ưu tiên, hãy xem bài viết này: https://bit.ly/37jPfl7

Tự vấn bản thân câu hỏi sau:

“Nhiệm vụ mà tôi sắp thực hiện thuộc top 20% việc quan trọng hay 80% còn lại?”

Chắc hẳn bạn đã hết lần này đến lần khác thấy chính mình hoặc những người xung quanh dành nhiều thời gian cho một nhiệm vụ trong hầu hết thời gian trong ngày. Và ở đó, bạn hầu như không vượt lên cũng như tích lũy thêm được điều gì. Đó là bởi bạn đang đâm đầu vào 80% kia.

Thông thường, các nhiệm vụ lớn chỉ tập trung trong phần 20% được đề cập ở trên.

Một cách khác để nghĩ về điều này là mọi thứ chúng ta làm tạo thành một thói quen. Nếu mỗi ngày chúng ta dành công sức cho những công việc có giá trị thấp thì chúng sẽ luôn trong diện ưu tiên.

2. Áp dụng rộng rãi quy tắc vào cuộc sống cá nhân

Khi đề cập đến kinh doanh và đặt mục tiêu, hãy nhớ rằng bạn cũng có thể sử dụng điều này trong các lĩnh vực khác của cuộc sống.

Hãy nắm bắt cuộc sống cá nhân của bạn và tự hỏi bản thân một số câu hỏi sau:

Bạn thường dành bao nhiêu thời gian cho việc xem TV? Đó là những chương trình nào? Những câu hỏi này có thể giúp bạn nhận ra những chương trình bạn đang xem hoàn toàn để giải trí. Bằng cách áp dụng quy tắc 80 20, bạn có thể cắt giảm thời gian dành cho Netflix, TV hoặc YouTube và ưu tiên các lĩnh vực khác trong cuộc sống.

Màu sắc chủ đạo trong tủ quần áo của bạn là gì? Bạn có đặc biết thích một màu nào không? Biết xu hướng ăn mặc của bản thân sẽ giúp ích bạn đáng kể đấy. Nó cũng giúp bạn tiết kiệm thời gian để tìm ra set đồ cho mỗi buổi sáng.

Bạn thực sự đã đọc bao nhiêu bản tin? Câu hỏi này có thể giúp bạn tìm ra bản tin nào cần hủy đăng ký và có thể giải phóng nhiều dung lượng trong hộp thư đến của bạn. Nó cũng có thể giảm bớt áp lực cho bạn khi phải kiểm tra email liên tục.

Bạn dành bao nhiêu thời gian cho điện thoại mỗi ngày? Bao nhiêu thời gian thực sự là làm điều gì đó có ý nghĩa? Những câu hỏi này có thể giúp bạn loại bỏ các ứng dụng không có giá trị. Trên thực tế, điều này có thể hạn chế nhu cầu kiểm tra điện thoại liên tục của bạn.

 Lời kết

Quy tắc 80 20 là thủ thuật năng suất rất cần thiết, với nhiều lý do. Như đã nói, nó sẽ giúp bạn tập trung và ưu tiên những khía cạnh quan trọng hơn trong cuộc sống của bạn.

Không chỉ vậy, nó sẽ tối đa hóa các kết quả đầu ra đó cùng một lúc và đảm bảo bạn không mất quá nhiều thời gian để xử lý chúng. Tất cả những gì bạn cần làm là bắt đầu đặt câu hỏi và hành động.

—————————————————————-

• Tác giả: Leon Ho
• Link bài gốc: https://bit.ly/3jmRlqi
• Dịch giả: Mai Thị Minh Thư – CTV ban Nội dung
• Khi chia sẻ cần trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là “Dịch giả: Mai Thị Minh Thư – Nguồn: iVolunteer Vietnam”

Shortlink: https://icoursevietnam.com?p=1478