Các trưởng nhóm và người quản lý ở công ty có thể sử dụng nhiều công cụ như ứng dụng lập kế hoạch làm việc để tăng năng suất. Ứng dụng lập kế hoạch có thể giúp bạn hoàn thành các nhiệm vụ như phân công công việc và lên lịch các cuộc họp. Với nhiều phần mềm lập kế hoạch để bạn lựa chọn, sẽ rất hữu ích nếu bạn biết về những ưu điểm và tính năng khác nhau của từng ứng dụng trước khi kết hợp chúng vào hoạt động của mình. Bài viết này thảo luận về những lợi ích của việc sử dụng ứng dụng lập kế hoạch và khám phá 12 ứng dụng khác nhau mà bạn có thể cân nhắc áp dụng.

🔔LỢI ÍCH CỦA VIỆC SỬ DỤNG PHẦN MỀM LẬP KẾ HOẠCH LÀM VIỆC

• Phân công công việc dễ dàng
• Đơn giản việc lên lịch cho cuộc họp
• Đưa ra lịch trình làm việc chính xác cho nhân viên
• Cập nhật tiến độ công việc theo thời gian thực
• Tiết kiệm chi phí quản lý
• Cho phép nhân viên đổi ca trực
• Hợp lý hóa thông tin liên lạc về lịch làm việc
• Tăng năng suất làm việc

🔔ỨNG DỤNG Connecteam

• Connecteam cung cấp cho người giám sát một giao diện dễ sử dụng để quản lý lịch làm việc của nhân viên, đồng hồ chấm công, liên lạc, quản lý nhiệm vụ và các trách nhiệm quan trọng khác.
• Người dùng chỉ cần kéo và thả nhiệm vụ hoặc chuyển nhiệm vụ sang cột mong muốn; hoặc phân công hàng loạt nhiệm vụ để có quy trình nhanh hơn. Một cách khác để tiết kiệm thời gian là sử dụng các mẫu ca làm việc đi kèm với ứng dụng.
• Người giám sát cũng có thể cho phép nhân viên của mình chọn lịch trình riêng hoặc yêu cầu thời gian nghỉ thông qua ứng dụng. Các tính năng khác bao gồm hệ thống thông báo tự động, khả năng đính kèm hình ảnh hoặc các tệp khác vào tin nhắn hoặc lịch trình và hệ thống trò chuyện trong ứng dụng.

🔔ỨNG DỤNG Humanity

• Humanity là một ứng dụng quản lý phổ biến trong các tổ chức thuộc nhiều ngành khác nhau như chăm sóc sức khỏe, khách sạn và phát triển kinh doanh. Người giám sát sử dụng app Humanity để sắp xếp ca làm việc, xử lý nhân viên và theo dõi thời gian làm việc của nhân viên.
• Ứng dụng này giúp hợp lý hóa quy trình lên lịch của bạn bằng cách đưa ra các dự báo liên quan đến tình trạng sẵn sàng của nhân viên, chẳng hạn như bằng cách dự đoán thay đổi của nhân viên và đưa ra đề xuất dựa trên thâm niên của nhân viên.
• Với Humanity, bạn có thể lên lịch ca làm việc theo cách thủ công mỗi tuần hoặc thiết lập các quy tắc lặp lại, chẳng hạn như đặt ngày nghỉ cho một số nhân viên nhất định. Ứng dụng ghi nhớ và tự động áp dụng cho từng lịch trình mới. Sau đó, nhân viên có thể dễ dàng xem lịch trình thông qua bất kỳ thiết bị di động nào.

🔔ỨNG DỤNG mHelpDesk

• Nền tảng này có thể giúp bạn tự động hóa các quy trình như liên lạc, thanh toán, lập kế hoạch và liên hệ với khách hàng. mHelpDesk giúp bạn dễ dàng thiết lập các sự kiện hoặc ca làm việc định kỳ, điều này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian nhập các nhiệm vụ đó hàng tuần.
• Với mHelpDesk, người giám sát cũng có thể xem trạng thái hiện tại của nhiệm vụ và lượng thời gian mà nhân viên đã dành cho nhiệm vụ đó. Giao diện kéo và thả của lịch giúp việc sử dụng trở nên dễ dàng hơn.
• Tất cả các cập nhật diễn ra trong thời gian thực, vì vậy nếu bạn thay đổi lịch làm việc sắp tới, nhân viên sẽ ngay lập tức nhận được thông báo và lịch cập nhật trên thiết bị di động của họ.

🔔ỨNG DỤNG Buddy Punch

• Buddy Punch cho phép tạo lịch trình chỉ trong vài phút nhờ các tính năng được sắp xếp hợp lý. Giao diện kéo và thả giúp dễ dàng tạo hoặc sửa đổi lịch ca làm việc của nhân viên và thiết lập các sự kiện định kỳ, như thời gian nghỉ hoặc sở thích.
• Bạn có thể tùy chỉnh lịch trình của nhân viên bằng cách chỉ định vị trí của từng ca, vai trò công việc của ca đó hoặc mã đại diện cho một bộ phận cụ thể. Người giám sát có thể dễ dàng xác định xem họ muốn cả nhóm nhận thông báo về cập nhật lịch biểu hay chỉ muốn thông báo đến một người nhất định.
• Buddy Punch cũng cung cấp các tính năng theo dõi thời gian tích hợp tốt với nền tảng quản lý lịch trình.

🔔ỨNG DỤNG actiPLANS

• Mục tiêu chính của ActiPLANS là giúp đơn giản hóa quy trình phê duyệt yêu cầu nghỉ phép từ các thành viên trong nhóm.
• Với ứng dụng này, nhân viên chỉ cần gửi yêu cầu nghỉ phép thông qua nền tảng nội bộ mà người quản lý có thể nhìn thấy ngay lập tức và có thể phê duyệt hoặc từ chối. Nhân viên cũng có thể xem họ có bao nhiêu thời gian nghỉ PTO hoặc các hình thức nghỉ khác.
• Ứng dụng này dễ dàng tích hợp với các công cụ khác do cùng một công ty phát triển, chẳng hạn như bảng chấm công và máy tính PTO.

🔔ỨNG DỤNG When I Work

• When I Work cung cấp nhiều tính năng lập kế hoạch và theo dõi thời gian. Với ứng dụng này, thật dễ dàng để xây dựng lịch trình tùy chỉnh mỗi tuần hoặc tạo một mẫu mà bạn có thể sử dụng nhiều lần.
• When I Work theo dõi tất cả các yếu tố liên quan đến lịch làm việc của nhân viên, chẳng hạn như trình độ và sở thích của từng nhân viên. Nếu bạn sắp vô tình lên lịch làm thêm giờ hoặc ca cho một nhân viên mà họ không đủ tiêu chuẩn đảm nhận, ứng dụng có thể cảnh báo cho bạn và có khả năng tiết kiệm chi phí cho bộ phận của bạn.
• Khi lịch trình cập nhật, nhân viên có thể tự động nhận thông báo trên thiết bị di động của mình. Nhân viên cũng có thể đưa ra yêu cầu nghỉ phép thông qua nền tảng này.

🔔ỨNG DỤNG Calendly

• Mục đích cơ bản của Calendly là đơn giản hóa quá trình điều phối hoặc đặt lịch họp, nhiệm vụ, cuộc hẹn hoặc phỏng vấn. Người giám sát có thể sử dụng Calendly để tổ chức các loại sự kiện này với các thành viên trong nhóm, nhà thầu, nhà cung cấp, ứng viên hoặc khách hàng.
• Với Calendly, mỗi người dùng tham gia vào cuộc họp sắp tới chỉ cần cho ứng dụng biết tình trạng sẵn sàng của họ và sau đó, Calendly có thể tìm thời gian phù hợp với mọi người. Ứng dụng có thể gửi thông báo tự động về ngày họp đã chọn và lời nhắc khi ngày đó đến gần hơn.
• Nếu ai đó cần lên lịch lại, họ cũng có thể thực hiện việc đó thông qua Calendly và ứng dụng có thể tự động tìm kiếm ngày mới hoặc cập nhật cho những người tham gia khác về sự thay đổi người tham dự.

🔔ỨNG DỤNG WorkTime

• WorkTime là một ứng dụng có thể giúp bạn sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên và theo dõi thời gian của họ. Với WorkTime, bạn có thể xem lại toàn bộ lịch trình trên một màn hình và dễ dàng thêm ca chỉ bằng vài cú nhấp chuột.
• Ứng dụng này giúp bạn dễ dàng chia sẻ lịch trình với nhân viên thông qua email hoặc thậm chí các kênh truyền thông xã hội khác nhau.
• WorkTime là một ứng dụng tuyệt vời nếu bạn cũng đang tìm cách theo dõi nhân viên tốt hơn, chẳng hạn như thời gian họ vào làm hoặc thời điểm họ hoạt động tại nơi làm việc.

🔔ỨNG DỤNG Doodle

• Mục tiêu cơ bản của Doodle là đơn giản hóa quy trình sắp xếp các cuộc họp, cuộc phỏng vấn và các sự kiện khác liên quan đến doanh nghiệp mà bạn làm việc.
• Khi bạn muốn thiết lập một cuộc họp với Doodle, bạn có thể chọn tất cả những thời điểm bạn rảnh. Sau đó, ứng dụng có thể gửi những khoảng thời gian tiềm năng này cho mọi người tham gia vào cuộc họp. Sau khi bạn tìm thấy thời gian phù hợp với mọi người, Doodle sẽ tự động đưa sự kiện vào lịch của mọi người và gửi lời nhắc trước sự kiện.
• Doodle cũng có thể chuyển các sự kiện sang múi giờ của từng người tham gia, đồng bộ hóa với các ứng dụng kinh doanh phổ biến khác và giúp khách hàng hoặc nhà cung cấp đặt lịch hẹn với bạn.

🔔ỨNG DỤNG QuickBooks

• Các doanh nghiệp quan tâm đến việc kết hợp lịch trình kỹ thuật số của nhân viên với các tính năng quản lý tài khoản có thể xem xét QuickBooks. Ứng dụng này chủ yếu tập trung vào các nhiệm vụ liên quan đến quản lý tài chính, chẳng hạn như bảng lương, thanh toán tự động cho nhà cung cấp, hỗ trợ thuế và giám sát dòng tiền.
• Ngoài ra, QuickBooks còn cung cấp các tính năng khác liên quan đến quản lý kinh doanh, như chức năng lập lịch làm việc và theo dõi thời gian tích hợp. Trưởng nhóm có thể phân công lịch trình theo ca hoặc dựa trên vai trò công việc cụ thể.
• Bạn cũng có thể tiết kiệm thời gian bằng cách chọn các phần trong lịch trình của mình để lặp lại hàng tuần. Các tính năng theo dõi lịch trình và thời gian khác của QuickBooks bao gồm quản lý từ xa, trình theo dõi dự án và bảng chấm công.

🔔ỨNG DỤNG HotSchedules

• HotSchedules chuyên lập kế hoạch hiệu quả hơn cho cả nhân viên và người quản lý làm việc trong ngành khách sạn. Ứng dụng này cung cấp một số tính năng lập lịch công nghệ cao, chẳng hạn như khả năng đảm bảo bạn đang thiết lập lịch trình tuân thủ các quy định của ngành.
• HotSchedules cũng có thể giúp bạn dự đoán số lượng nhân viên làm theo ca mà bạn cần hoặc họ có thể đảm nhận vị trí nào dựa trên ngân sách bộ phận và dữ liệu bán hàng của bạn. Tạo lịch trình tùy chỉnh mỗi tuần hoặc sử dụng các mẫu tạo sẵn để đơn giản hóa quy trình. Sau khi tải xuống ứng dụng, nhân viên có thể tự động nhận được cập nhật lịch trình và thậm chí đổi ca với nhau.
• Ngoài ra còn có chức năng trò chuyện nội bộ có thể giúp hợp lý hóa các thông tin liên lạc liên quan đến giao dịch theo ca, yêu cầu thời gian nghỉ hoặc các yếu tố khác liên quan đến lịch trình.

🔔ỨNG DỤNG Sling

• Sling là một ứng dụng lập lịch làm việc được thiết kế cho các cửa hàng bán lẻ, nhà hàng, khách sạn và cơ sở chăm sóc sức khỏe.
• Với Sling, nhà tuyển dụng hoặc trưởng nhóm có thể dễ dàng tạo lịch trình bằng các mẫu, giao diện kéo và thả, cảnh báo liên quan đến yêu cầu nghỉ phép và khả năng tự động áp dụng các yếu tố trong lịch trình mỗi tuần hoặc tháng. Nếu muốn, bạn cũng có thể cho phép nhân viên tự chọn ca làm việc theo nguyên tắc ai đến trước được phục vụ trước.
• Các tính năng khác bao gồm thông báo khi ca làm việc của nhân viên sắp bắt đầu, hệ thống nhắn tin nội bộ, cập nhật theo thời gian thực và theo dõi nhân viên.

• Nguồn: Indeed
• Người dịch: Thanh Vân

Nguồn: https://ivolunteer.vn/12-ung-dung-giup-len-ke-hoach-hieu-qua-trong-cong-viec-s23676.html

Shortlink: https://icoursevietnam.com?p=4958